Page 215 - 档案管理模式理论与发展创新

第九章 档案资源开发与利用

第四，除来馆查阅档案外，利用者还可以通过电话、信函、传真、电子邮件等形
式查询现行文件或档案。
本单位干部职工到档案室查阅档案，一般只需办理登记手续，即可在阅览室查阅
所需档案文件。外来人员到档案室查阅档案，须经单位领导审批同意后，方可办理查

阅手续。
（3）查阅的有关规定
档案查阅利用既要保证利用者利用档案的基本权利，又要使国家机密、商业秘密
和个人隐私等得到合法保护，因此《档案法》及其实施办法、《外国组织和个人利用

中国档案试行办法》以及其他法律法规都对档案利用做出了具体规定，档案馆（室）
必须依此制定档案查阅利用制度，规定档案查阅利用条件和手续，并依法开展提供档
案查阅利用服务。
3.档案外借

档案外借是为满足某些特殊的利用需求，如机关工作必须以档案原件作为证
据等，档案馆（室）暂时将档案借出馆（室）外使用的一种档案信息资源开发利用
方式。

档案一般不外借，因特殊原因确需外借时，应遵循下列规定：
第一，外借档案要有严格的制度，必须经过一定的审批手续。
第二，外借档案的数量和时间要予以控制，一次外借的档案数量不宜过多、时间
不宜过长，并要对到期档案及时催还。
第三，外借档案必须办理外借手续，借出或归还时都需要认真仔细地清点检查，

逐卷（件）予以登记，并做好签收工作。
第四，档案馆档案只能由移交单位档案员办理档案外借手续，并负责做好档案的
保密和保护。

（二）档案复制
档案复制是指根据档案原件制发各种复制品。这已成为档案部门，特别是档案馆
开发利用档案信息资源的一种日趋发展的方式。档案复制品，可根据利用单位的不同
需要，分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的所有组成部分；摘录，只选取文

件某些部分。复制方法大体可分为：手抄、打字、印刷，以及摄影、复印、仿真等。
制发档案复制品提供利用的优点显而易见，一方面，利用者不到档案馆（室）
即可获得所需要的档案材料，既方便用户，又可在同一时间内，满足较多利用者的需
要，使档案更充分地发挥作用；另一方面，也有利于档案原件的保护和流传。同时，

提供档案复制品的方式也有其局限性，其一，利用者查阅档案，总想看到原件，尤其
在用作凭证时，一般的档案复制品往往不能令人满意，因而应注意提高复制技术水

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