Page 152 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

的神话，脱离了“孤本”的限制。一份文件如同有了无数个副本，而这无数个副

本实际上就是一份文件。这种共享性具有两个方面的优越性：其一是跨地域共享，
利用者不用到档案馆来，在任何一台联网的计算机上就可以利用档案馆内所开放
的档案，这不仅免去了利用者的奔波之苦，也给予利用者更多利用档案的可能，
从而使人们更加了解档案，有了问题能够想到档案，愿意使用档案，让档案真正

成为大众的文化财富。其二是跨时间共享，利用者可以不受时间的限制，随时可
以使用自己需要的文件。数字化档案的服务可以没有休息时间，利用者可以在任

何时间里利用进入网络的档案，所有的利用手续都由利用者和系统来“交涉”，
这种共享性无论是利用者还是档案管理人员都会欢迎。
2. 数字化档案利用的复用性
数字化档案具有良好的复用性，重复利用不会在它身上留下老化的痕迹。一

份数字化档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或多少次被打印在纸上，都不
会使它的信息受到任何损失和破坏，正当地利用活动不会对数字化档案的信息寿
命产生一丝一毫的伤害。

3. 数字化档案利用的交互性
通过人机对话，计算机系统可以按照用户的要求，及时提供所需信息。利用
者在阅读过程中可以随着思维活动随时提出新的要求，而计算机系统立刻按照你
的要求把相关文件调入屏幕。特别是超文本文件可以将许多相关的文件、图像、

数据连接起来，任凭利用者调阅，一份文件成了特定范围信息网的连接站，可以
把利用者需要的信息随手牵来。
4. 数字化档案利用的灵活性

利用者可以要求计算机系统对文件中的信息进行逻辑分类、统计、汇总、打
印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式。档案工作人员可以按照一定的专
题对数字化档案进行编辑，形成特定内容的信息专辑，满足利用者的各种需求。
一份数字化档案不仅仅是一个整体，同时也是一个信息集合，其中的每一个数据

都可以为利用者灵活使用。
（二）加强数字化档案信息利用的措施

数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维，采用科学的方法，促进数
字化档案信息的利用，从而更好地为经济和社会发展服务。要做好数字化档案信
息的利用工作，主要应把握好以下几个方面。

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