Page 154 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

档案信息数字化。

④要考虑用户的需求。针对用户的需求进行数字化，在实际工作中，某些专
业利用者不再满足于一般性的服务，而要求档案馆提供综合性强、全方位的信息
服务，因此在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，以用户为本，分析需
求的方方面面，做到按“需”数字化。

⑤对电子文件的接收也要权衡费用与价值。保管文件需要很多方面的支出，
如保存空间、装具、人力等，对于纸质文件来说，空间的问题最为突出，对于电

子文件来说，保存空间不是很重要的一个问题，但是，管理电子文件的费用大量
转移到为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中。所
以必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要
求，尤其是那些对特定的复杂软件具有特殊依赖性的文件。如果不能采用与软件

无关的格式统一保管的话，档案保管机构还需要设法获得该文件的运行软件，而
这类软件往往是昂贵的，或者是专利性的，软件拥有者可以有种种理由不愿无偿
移交。在这种情况下，档案机构需要根据电子文件的价值和自身的实力做出决断：

或者购置相应软件甚至全套系统以保障文件的维护和使用，或者与文件形成机关
达成协议，由他们按照国家的有关规定实施管理。
档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究数字化工作的效
益。应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，这包括选择最优的

工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等。
在进行数字化建设过程中，一定要把握好档案数字化处理的度，通过对数字
化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡，避免浪费、减

少日后的管理成本，如果不进行成本、效益分析，档案数字化建设所产生的价值
等于或小于建设所需费用，档案数字化建设就没有任何意义，甚至是一种浪费。
因此，在档案数字化建设中，要讲究成本观念和效益观念。

2. 加大数字化档案信息数据库建设的力度
数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软
件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。

第一，要加大数字化档案信息资源数据库建设的力度。数字化档案信息资源
数据库是数字化档案信息利用的基础条件。档案信息数据库类型以检索性数据库
和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目

140