Page 153 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

1. 权衡费用与价值，做好数字化档案的鉴定工作

第一，要做好现有馆藏档案的鉴定工作。由于档案信息数字化建设是一项庞
大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此首先要考虑对现有馆藏
档案的鉴定，没必要也不可能对全部馆藏档案都进行数字化处理，因为馆藏档案
中真正具有长期和永久保存价值且利用率很高的档案的数量是有限的。因此，档

案部门要组织力量加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对馆藏档案中保管期限为长
期或永久的、并且利用率较高的、利用能产生广泛的经济和社会效益的档案进行

数字化处理，而对那些利用价值不是很广泛、利用率不高的档案暂时不予考虑，
从而保证数字化档案信息资源开发利用的效益。
第二，要权衡数字化处理费用与开发利用价值，循序渐进地进行。通过对现
有馆藏档案开展鉴定工作，明确要进行数字化处理与不进行数字化处理的档案以

后，也不能急于求成，而应分清轻重缓急，根据本部门的实际和档案利用需要的
实际，循序渐进地进行。具体应从以下几方面考虑：
①在对传统介质档案数字化上，可以分两步走，第一步，先实现馆藏目录数

字化，编制电子目录检索工具，实现目录级数字化管理与检索利用。第二步，有
条件的档案馆可以有步骤地实现档案全文信息数字化。要根据馆藏基础，分析用
户需求，研究馆藏体系，在充分调研的基础上选择最优的方案。在对电子文件的
归档上，要规范电子文件制度与范围，根据自身的条件有计划地接收具有长久保

存价值的电子档案进馆，改善馆藏结构。
②要考虑馆藏档案的利用率。选择数字化档案的内容要“经典”，主题与社
会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，这可根据定

期或不定期的统计结果来挑选，把那些利用率较高的且利用后能产生的巨大经济
效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案
则无需数字化，否则浪费人力、物力和财力。
③要考虑馆藏特色。确定本馆的特色档案，并选择这些特色档案进行数字化。

从某种意义上说，有特色就有优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和
创造效益与价值的关键所在。因为这些特色馆藏是其他档案馆所没有的。选择其

他档案馆没有的档案信息进行数字化，是档案馆在合作与竞争并存的信息时代更
好地生存与发展的重要保障，同时也节约了资金，避免重复建设。如反映某一地
区特色文化的档案，其他的档案馆一般不收藏，应该尽可能齐全、系统地将这些

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