Page 155 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通

过网络获得档案信息。建设具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的数字化
档案信息数据库，这是开发利用信息资源的一种重要手段，为此要做好两方面的
工作，一方面本着可行性原则、合法性原则、规范性原则、效益性原则、安全性
原则等档案数字化的基本原则做好传统档案数字化工作；另一方面要加强对电子

文件的接收与管理。档案馆应该对移交单位产生的电子文件有目的、有重点地开
展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法和系统。通过这两个

途径，积极推进档案信息数据库建设，实现档案目录信息或全文信息查询，不断
提高利用效率和质量。
第二，要加大电子文档管理系统建设的力度。电子文档管理系统是管理数字
文件和数字化档案的核心。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，对以

数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、
归档等操作的软件应用系统；该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传
统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起

草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利
用状况进行实时监控。
3. 加强数字化档案信息网络建设，促进数字化档案信息的网络化利用
1）加快档案网站建设

档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器。
档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现
档案数字化的发展方向。计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的

限制。因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进
行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输。
就现阶段而言，中国档案网上信息资源开发工作做得远远不够，远不能适应
新形势下档案信息的广泛需求。目前，中国档案网站（页）普遍存在的问题是：

内容单薄，信息量少，上网内容基本上是档案局（馆）职能和馆藏档案的简介材
料，很少有全宗指南、档案目录、专题史料等有一定特色和深度的信息，网上服

务的实用性并没有真正体现出来，这些网站（页）上的内容看上去更像是档案广
告。存在的另一个问题是信息“孤岛”现象，一些网站（网页）没有与其他网站
（页）链接，未能利用网络优势，形成大文件的网络化服务效应，而是自我封闭。

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