Page 201 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第七章 机关事业单位档案管理的相关思考

些真实材料，这些“伪档案”也值得后人进行研究和反思。第二，由于档案工作人

员以及接触档案的有关人员，工作麻痹大意，或疏忽职守，或不遵守规章，以及缺
乏档案管理工作知识等，导致管理和使用不善，造成了档案的丢失、损毁或档案管
理系统的紊乱。档案工作必须严格执行交接制度和责任制度。严格遵循有关保密措
施和档案室管理规章，非档案人员不得随意进入档案室，更不得随意翻阅档案。原

则上，档案原件不得借出档案室。第三，在档案的管理中，档案的管理和利用难以
避免的加速档案的老化和磨损等。我办的经验是建立纸质文件“两套制”（源于60
年代中期，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行

档案两套制），一套归档，一套作为备用文件提供机关内部平时的使用，从而减少
对档案的使用率，也减少了对档案自身的磨损。
2.自然损毁
档案自然损毁，概括起来有两个方面的因素：内因，就是档案本身，即文件

的制成材料；外因，就是档案所处的环境和保管档案的条件。
档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工
作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿

命，维护档案的物质安全和政治安全。开展档案保管工作，必须有一定的物质条
件作保证。机关档案保管工作基本的物质条件主要有：档案室、档案装具和档案
的包装材料。档案室为档案保护提供了最基本的物质条件，档案室建筑的好坏将

直接影响到档案的保护条件和管理措施的效果。档案室一定要满足“八防”（防
盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）的要求，要具备基本的硬
件措施（防盗门、防护栏、空调）。档案装具是档案室必需的基本设备。档案装

具各类很多，各有所长，应根据档案室的空间特点和档案的价值及规格的不同，
合理选用，灵活配置。目前，中国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档
案柜。机关单位一般都采用档案柜，档案存储量特别大的机关（如公、检、法、
财政、人事等机关）可使用档案架。档案的包装材料非常重要，它既可防止光

线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损。目前，我国包装档
案的材料一般有三种：卷皮、卷盒和包装纸等。现在我市机关普遍使用卷盒，档
案存储方便，使用快捷。

（五）机关档案室管理
机关档案室的管理工作是机关档案工作的主要内容和基础。因此，只有做好

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