Page 204 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式
Construction and Innovative Management of Smart Archives in the Era of Big Data

对于机关单位的档案来讲，通常有专人负责管理，但是由于管理机制不够完善，
档案资料在管理中比较容易出现错乱，最终导致其实际管理效果不佳，工作效率

不高。同时由于体制的不够健全，工作人员在实际工作中难以按照规范进行，档
案资源比较容易出现丢失的问题。
（四）缺乏对机关后勤档案管理工作的重视
首先，收集不完全。一是不少与机关事务工作相关的文件材料，如业务数

据、网页信息等存在应存档、未存档的现象。二是一些在机关事务性工作实施过
程中形成的过程性信息资料，被排除在了档案归集范围之外。三是与机关事务工
作相关的音像档案、实物档案和基建档案等内容数量多，其归集整理的完整性、
规范性被长期忽视。

其次，未实现集中统一管理。机关事务管理工作具有烦琐性、重复性等特
点。许多省级单位为方便工作，对机关事务档案实行项目管理制，将经常需要使
用的、工作过程中形成的文件材料保留在相关业务处室，未及时进行归档。这种
分散的档案管理方式，极易造成机关事务文件材料归档不及时、整理不规范的状

况。随着人员调离、岗位职责变动，还存在档案资料散失甚至泄密的安全隐患。
最后，利用效率不高。机关事务档案具有内容繁杂、载体形式多样、部分内
容有保密要求、受众人群范围小等特点，其服务对象一般是本单位领导和内部相

关业务处室，服务方式也比较单一。在机关事务档案管理制度缺失的情况下，省
级单位机关事务档案在检查、验收、考核上严重缺位，档案管理水平远达不到标
准化、规范化的要求，更谈不上在信息技术方面的利用。归集不及时、不全面，
检索不方便等原因，影响了机关事务档案资料的利用率，不仅不能有效地为机
关内部控制管理提供可靠的历史依据，还影响了为机关事务工作发挥指导和参考

作用。

五、新时期机关后勤档案管理工作的策略

（一）树立正确的档案观
机关档案工作是机关工作的组成部分。目前，有一部分人对档案管理工作的
重要性缺乏足够的认识，对机关档案工作的职责范围、工作内容等认识不到位，
甚至存在片面性，认为档案管理工作可有可无。还有一些档案管理工作人员自身

就对档案管理工作没有给予高度的重视，在工作中缺乏工作责任感，缺乏应有的
职业道德。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作，树立正

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