Page 206 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式
Construction and Innovative Management of Smart Archives in the Era of Big Data

对档案的收发、归档、存放、查阅等能准确、方便、快捷的操作。对于机关后勤

的公务用车管理应当利用公车平台收集各单位公车信息，对单位所管辖公务用车
有一个信息化和标准化的监督作用，通过查看档案材料中的备案合同、公务活动
车辆租赁审批单等相关手续及制度建立情况，不但可以规范各部门的车辆租赁行
为，而且可以提升公务用车使用效率，降低出行成本；而对于机关后勤单位的办

公用房管理也应该发挥其档案管理的能动性，收集所管辖单位的办公用房面积、
人员编制等信息，及时将公房相关数据上传到上级机关事务管理部门汇总。通过
建立公房档案，对各个机关单位的办公用房使用标准、台账登记备案、动态调配

管理等制度进行细化完善，以制度规范促进管理规范，促进机关后勤档案工作转
型升级。
（四）夯实机关后勤档案基础建设，提高信息化管理水平
一是要建立专门的档案室，档案室内应该配备相应的档案硬件设施，例如，

智能移动密集架、移动柜、保密电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、复印机、湿温
度计等及防盗设施、灭火设施等，达到“九防”要求，最大限度地提升档案保管
条件；二是结合档案管理法律法规及规范，建立健全机关后勤档案管理标准化体

系；三是全力打造档案信息化管理体系，建立智慧入档、智慧存储、智慧查找、
智慧安防等多方位、全链条机关后勤档案智慧管理体系，促进机关后勤档案工
作转型升级，是新时代档案工作的必然需求。总之，在新的历史和环境挑战下，

做好机关后勤档案管理工作任重而道远。要采取“走出去、请进来”相结合的方
式，多听取相关专家对档案管理的先进理念，认真学习先进地区好的经验做法，
更好指导档案工作的开展。要紧紧结合时代背景和发展要求，采取有效措施，积

极探索机关后勤档案管理的新模式，树立新时代的机关后勤档案服务理念，打破
机关后勤档案的“小而全”的状态，按照“制度化、信息化、标准化”管理思
路，整合所拥有档案资源，提高档案利用效率，达到服务机关、服务社会、服务
民生的目的，为服务型政府建设贡献档案力量。

（五）建立数字化档案馆，为机关提供更高效的服务
网络作为现代社会信息传送的一个重要渠道，有着成本低、效率高、容量大
等一系列的优点，这也是推动现代机关后勤工作数字化发展、建立数字化档案馆

的基础。在具体的工作实践中，借助数据库技术、数据快速扫描存储技术、数据
压缩技术等，可以快速地对大量的后勤数据进行处理、归档，按照电子档案的格

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