Page 151 - 现代档案管理与档案信息化

第五章 文书档案数字化

质量的前提下，减小文件大小，提高存储和传输效率。可采用无损压缩算法（如
ZIP、PNG）或有损压缩算法（如 JPEG），对于文字类档案，优先选择无损压缩；
对于图像质量要求不特别高的彩色档案，可采用适当的有损压缩。同时，根据档

案管理系统的要求，将扫描图像转换为指定的存储格式，如将 TIFF 格式转换为
PDF 格式，便于档案的统一管理和利用。
（二）数据存储与备份
1. 存储介质选择

选择合适的存储介质对扫描后的档案数据进行存储。常用的存储介质有硬盘、
光盘、磁带、云存储等。硬盘具有存储容量大、读写速度快的特点，适合作为日
常存储和工作存储介质；光盘具有数据保存时间长、稳定性好的优势，可用于重
要档案数据的长期保存；磁带存储成本较低，适合大容量数据的离线备份；云存

储具有便捷性高、可扩展性强的特点，能够实现数据的远程访问和共享。在实际
应用中，可根据档案数据的重要性、使用频率等因素，综合选择多种存储介质进
行存储。
2. 数据存储管理

建立规范的数据存储管理体系，对扫描数据进行分类存储。按照档案的全宗、
类别、年度等信息，创建相应的文件夹结构，将扫描图像文件存储在对应的文件
夹中，并建立详细的目录索引，便于快速查找和检索。同时，对存储数据进行命
名规范，文件名应包含档案的关键信息，如全宗号、目录号、案卷号、件号等，

确保文件名的唯一性和可读性。
3. 数据备份策略
制定完善的数据备份策略，确保档案数据的安全性。采用全量备份和增量备
份相结合的方式，全量备份定期对所有扫描数据进行完整备份，如每周或每月进

行一次；增量备份则只备份自上次备份以来发生变化的数据，如每天进行一次。
将备份数据存储在不同的物理位置，实现异地备份，可选择专用的备份服务器、
云存储服务或自建异地备份中心。定期对备份数据进行恢复测试，验证备份数据
的完整性和可用性，确保在主存储数据出现故障时能够及时恢复数据。

（三）档案装订与归还
1. 档案装订
扫描工作完成后，对拆分的档案进行重新装订。选择合适的装订材料，如无

133