Page 153 - 现代档案管理与档案信息化

第五章 文书档案数字化

成单位等，还要根据档案类型和内容，选取合适的扩展元数据进行标引。对于一
份工程设计图纸档案，除了基本信息外，还应标引图纸的比例尺、设计规范依据、
涉及的工程项目名称及阶段等信息，使利用者通过元数据能够全面了解档案的核

心内容和价值。
（三）规范性原则
遵循统一的元数据标准和规范进行标引，确保标引结果的一致性和通用性。
采用国家或行业认可的元数据标准，如《文书类电子文件元数据方案》《照片类

电子档案元数据方案》等，统一元数据元素的名称、定义、数据类型、取值范围
和格式要求。在标引“文件格式”元数据时，严格按照标准规定的格式填写，如
“PDF”“DOCX”等，避免使用不规范的表述，以方便不同档案管理系统之间
的数据交换和共享。

（四）一致性原则
在整个档案管理系统或项目中，保持元数据标引的一致性。同一类型档案的
相同元数据元素应采用相同的标引方法和表述方式；对于具有逻辑关联的元数据
元素，相互之间要保持协调一致。例如，在标引一系列会议档案时，所有会议档

案的“会议主题”“会议时间”“参会人员”等元数据的标引规则和格式应统一，
且“会议时间”与档案的“形成时间”等相关元数据在逻辑上要相互对应，避免
出现矛盾和冲突。
（五）可扩展性原则

元数据标引规则应具备一定的扩展性，以适应档案管理工作不断发展的需求。
随着新类型档案的出现、档案管理业务的拓展以及信息技术的进步，可能需要新
增或修改元数据元素。因此，在制定标引规则时，要预留扩展空间，允许在不破
坏整体标准框架的前提下，合理增加或调整元数据元素，确保标引规则能够长期

有效应用。

二、元数据标引流程

（一）标引前准备

1. 熟悉档案内容与背景
标引人员在开始标引工作前，需全面了解待标引档案的内容、形成背景、所
属领域等信息。对于历史档案，要研究其形成时期的社会、政治、经济等背景资

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