Page 133 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

构化数据的要求还有相当距离。由于著录标准并不是确定数据结构的强制标准，
各档案数据库在建设时都可以根据自己的理解灵活应用，著录项目可以自行增删，
字段类型、字段长度可以自由选择，这样的数据库进行互联互通的难度就可想而

知了。建议以著录标准为基础，建立一定范围内的元数据标准，此处的元数据就
是关于数据库中各数据字段的信息，并以此为基础构成元数据字典。该字典提供
数据项目的结构化信息，包括数据字段的名称、数据类型、长度、默认格式等规
范，并说明字段之间的联系。需要指出的是，这样一个具有内在联系的有机的元

数据字典，实质上是为档案数据库提供通信格式，并不要求完全遵循，如果有特
殊要求，只需要在此基础上提供转换功能即可。随着档案信息化的深入，元数据
字典的建设还应当包括全文和电子文件的元数据项目，为电子文件管理系统的设
计提供相应的元数据，实现电子文档的前端控制，从而在根本上解决电子文档接

口规范问题。
（四）建立健全数据库质量控制体系
针对档案数据库数据质量的问题，应当将档案数据库视作档案部门的信息产
品，并依照生产产品的管理方式，通过质量控制体系进行监管。该体系以可操作

的方式提供对档案数据库的全面质量管理，包括数据库设计、建设、管理活动中
主要环节的控制，并制定数据库质量考核指标体系。该体系要求将数据库设计过
程作为单独的项目进行管理，通过项目文档能够审查数据库设计过程是否科学、
合理；能够对数据库建设过程中的人、财、物进行审计；对数据收集、录入、备

份等各环节提供质检措施，保证数据准确、完整；通过质量指标体系对数据库容
量、响应时间、查全率、查准率、错误率等进行核查。依照质量控制体系进行管
理，能够优化数据库管理活动，加强数据库建设人员的责任感。
（五）加强档案数据库队伍建设

随着档案事业的不断推进，对档案信息管理人员的要求越来越高。档案数据
库作为档案信息化建设的中枢工程，其规划、设计、实施、管理、维护、标准建
设等都需要相关人员具有较高的综合素质，不仅要熟悉馆藏，了解基本档案理论、
业务流程、未来发展，还要掌握数据库管理的基本技能，对于档案数据库管理员，

还需要具备一定的规划能力和标准化知识，而目前这方面的人才是比较缺乏的，
需要档案部门和教育机构通力合作，培养通晓档案数据库建设的全面人才，全面
推进档案信息资源的开发进程。

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