Page 86 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第二章 人事档案信息的收集和整理

互的联系性等特点，因此在收集的过程中要根据其特点灵活的采用各种各样的收
集方法。
定期收集：根据本单位工作的实际情况，确定每个季度或每半年与有关部门

联系，收集在一定阶段内形成的人事材料。
定向收集：人事档案材料来源广泛，形成分散，这就需要档案收集人员在充
分调查研究的基础上，向有关单位和部门进行定向收集。
随时收集：有些人事档案的形成是有一定时间规律的，当机构变化时，也会

进行人员的任免，这就要求工作人员及时了解信息，随时收集。
跟踪收集：人事档案材料不是孤立形成的，材料和材料之间有着密切的关系，
这就要求收集人员根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现
的问题和线索进行收集，它是帮助解疑补缺的一种重要措施。

3. 建立和完善相关制度，使人事档案收集工作有坚实的保障
为保证人事档案的及时归档，需要通过有关制度来规范收集行为，确保人事
档案收集工作顺利开展，就要建立和完善收集、归档制度，具体来说就是要健全
以下四项制度：一是建立联系制度，形成收集网络，这样可使档案材料收集工作

全面、深入地开展。二是索要制度。要变被动收集为主动收集，变坐等材料为主
动索取。对于未能及时递交的档案材料，档案部门要主动索取。三是移交制度。
制定出具体的人事档案材料的归档范围、时间与质量要求，材料形成部门应根据
干部管理权限和递交制度，主动将形成的材料及时移交到档案管理部门。四是登

记制度。为了掌握收集工作情况，避免人事档案材料遗失，档案管理人员要做好
材料的收集登记造册工作。五是归档制度。形成的档案材料应在一个月内由专职
人员送交人事档案管理部门，档案管理部门要对这些归档材料进行认真清点核对，
确认人档材料完整准确后，才能办理交接手续，由交接双方在收集档案材料册上

签字登记。
4. 加强档案收集人员的职能培训，提高业务素质
针对人事档案收集人员的专业性不强、业务素质偏低等问题，有必要举办短
期业务培训班，定期进行业务培训，以提高其工作能力。同时档案收集人员也要

加强自己的学习，努力提高业务水平，了解时代的变化，根据形势的变化不断改
进自己的工作方法，增强服务意识，把充沛的精神和高度的责任感投入到人事档
案的收集工作中去。

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