Page 80 - 高等职业院校财务体系的构建与研究

Construction and Research of Financial System in Higher Vocational Colleges
高等职业院校财务体系的构建与研究

近些年，中国高职院校的数字化建设工作取得了一定的成效，但相关管理、
技术人才短缺，培养优秀的财务档案数字化管理人才已经成为高职院校数字化建
设工作的重点。改变传统财务档案管理人员知识结构单一、知识面窄的现状，打
造一支高素质、高水平、专业结构合理的财务档案数字化管理工作团队，符合高

职院校档案管理数字化的发展要求。
3. 强化信息管理，完善安全机制
高职院校档案数字化管理要结合高职院校的实际发展需求和发展特征，采取
有效的管理模式。相较于传统的纸质档案，电子档案处于较为开放的网络环境中，

安全措施不到位数据信息很容易被盗取或篡改，强化信息管理、完善信息安全机
制是财务档案数字化管理的头等大事。要建立、健全财务电子档案管理流程和安
全技术管理规范，对工作流程和规章条款进一步的细化。鉴于电子档案的特殊性，
要对电子档案的收集、存储、检索、拷贝等工作设置好工作指引，将责任落实到

部门、岗位和具体工作人员，确保归档和管理工作的规范。对已经整理好的电子
文件，要在规定要求时间内录入系统，同时对财务电子档案进行分类、存储和备
份，并编制管理查询目录。档案管理部门要制定严格的安全管理制度，档案归档
之后要对存储的财务数字化档案定期检查、及时备份，避免存储介质的物理性破

坏导致数据信息丢失，确保数据信息的完整性。
针对电子档案容易被修改的特点，要按照高职院校的内部控制制度，建立严
格的档案使用登记审批制度，确保档案不会被恶意篡改、删除，尽最大努力维护
数据档案的真实有效性和安全完整性。财务数字化档案的查阅、调取和使用须经

财务部门的批准，财务部门外的人员需要查阅或调取财务电子档案时，须出具部
门责任人的书面证明；同时档案管理人员要对查阅的内容进行标注，注明其查阅
目的并在登记表上详细记录查阅人员、查阅时间等相关信息后造册留存。
高职院校要建立档案安全管理制度，完善信息安全机制，增强安全风险防范

意识，将财务电子档案的安全工作放在首位，提高档案安全管理的水平。同时，
要对财务档案管理数字化平台进行定期维护，加强安全防护措施，积极防范网络
黑客对财务档案管理数字化平台的破坏，保障财务电子档案数据信息的完整性和
真实性。另外，还要建立财务电子档案备份制度，定期对重要数据信息进行备份，

对备份数据实行异地存放。财务电子档案的安全管理责任要落实到具体部门、具
体岗位和具体人员，职责划分要清晰明确，尽量规避意外因素和人为因素影响财

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