Page 175 - 行政事业单位财务管理模式创新与理论研究

第四章 行政事业单位财务管理

理制度体系建设。从会计凭证、明细账簿、财务报表的打印到会计档案的装订、
保管、查阅、销毁等，都需要系统性的梳理会计档案流程，会计核算部门、档案
管理部门、信息技术部门应明确各部门职责。
在档案移交到管理部门前，财务部门需要进行会计记账和档案整理，确保
符合档案管理要求的安全性与完整性后再移交实体档案和电子档案目录。档案管

理部门需要从专业的角度对档案管理进行审核，指导财务部门在会计档案的整理、
保管、运用阶段进行规范化操作。符合档案管理条件的，档案管理部门则需要负
责接收实体档案和电子档案目录，并向信息部门发送录制电子光盘的需求，接收

并储存档案电子光盘。信息部门再根据财务部门的电子档案目录进行光盘备份，
在档案移交至管理部门后，财务部门可直接使用电子档案，如特定原因必须对实
体档案进行使用，则需要经过档案部门的审批。
在档案到期后需要销毁时，应配合档案管理部门进行评估，而档案管理部
门负责保存实体档案和光盘时，应定期检查档案和光盘，以及信息数据的一致性。

在确保安全性的前提下，档案管理部门可以在实体档案到期后报送财政部门，经
由县级财政部门审批，并在指定地点进行销毁工作；信息部门则负责系统开发和
技术保障、建立备份安全保障措施、定期将光盘进行转储、执行电子档案的销毁

工作。通过制度设计，做到数据可追溯，完善业务系统内部的信息化支撑能够保
证财务数据的真实性与准确性，优化运行安全控制和风险管理，进而可确保系统
安全、高效。
3. 积极引用新型信息技术
会计档案电子化管理的核心理念是将会计档案信息集中、可靠地储存在一

个计算机系统中，使会计档案信息能便于档案使用者快速、便捷、安全地获取。
基于这个理念，需要搭建统一的会计档案信息管理平台，依托信息管理平台，实
现对数据的储存、处理和共享。首先，改进会计软件功能。软件除具备基础的会

计核算功能外，还应支持输出记账凭证、账簿、报表和其他电子会计信息数据，
比如银行回单和电子发票等信息，其应用界面必须能够与其他业务系统和会计信
息管理系统进行无缝对接，对于没有归档接口的现有系统，应及时进行二次开发
和实施。其次，完善档案系统功能。除了必须具备全生命周期管理功能外，还需
要防止档案信息被窃取和意外事件的发生，系统应考虑引入加密技术和远程备份

技术，以确保信息系统功能的稳定性和安全性。最后，需要建立安全控制机制，

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