Page 41 - 新时期档案管理创新理论及实践

第二章 档案管理与人力资源整合研究

和学生两栏：学生填写某院（系）某年级、某专业、某班、教职工的填写教工干
编入单位，接下来是校内变动、离校日期、调往何处、档案转寄单位。卡片反面
的内容有个人简历（要求从小学填起）、宅电、家庭主要成员情况（姓名、单位、
职务、与本人关系）宿舍住址、宿舍电话和手机号码。
很明显，人事档案卡片内容是随着时代的发展而不断发展改变的。最初的

卡片只有姓名和姓名拼音，后来由于内容的过于简单，利用者想要得到的信息太
少了，以至于无法满足其查阅的要求。他们只能简单的了解某个人是否在此大学
学习过。其他情况一无所知。于是到了 50 年代卡片就有了不断的发展变化。内

容丰富了不少，因为时代的不同要求，内容也不断调整，甚至名称的叫法也有所
改变，比如某部、某班后来改成了某学校、某系科，最后标准是某院（系）某年
级、某专业、某班，学籍号、档案编号最终形成学号。
（四）档案卡片的电子信息化
为了对档案卡片实体进行保护，档案卡片的电子信息化势在必行。人事档

案管理系统为档案卡片的电子信息化提供了平台。著录卡片本人的简单信息，包
括：姓名、性别、身份证号、年级、专业、家庭住址、宗教信仰、档案号、页号；
电子扫描卡片，分为正反面，叫作上页和下页；图像挂接；卡片的实体与电子版

的校对，核实工作繁琐、细致，做到一一对应；查阅检索的项目与著录的信息一致。
（五）人事档案卡片的利用
人事档案卡片的利用，开始查询的是实体卡片柜，按照姓氏排列进行查询。
对纸质卡片破坏性很大。后来，卡片做了信息化，查询起来更快更方便了。只要
输入要查询的简单信息，立刻就能显示卡片图像，真是方便快捷，省时省力。别

看一张小小的卡片，用途可是很广泛：简单查阅某个学生在校状态（毕业或在校）；
查阅毕业生档案去向；查阅学生在校期间有无休学、留级或出国，教职工有无岗
位的变化，时间点是什么；查阅教职工是在职、退休还是去世，档案去向是什么。

伴随着档案信息化的不断发展，人事档案卡片最终实现了完全电子版，不
再填写纸质的卡片。这样既节约了时间，又节约了空间，还节约了资源，而且检
索起来也更加方便。档案管理的大数据时代正向我们走来，我们档案工作者要充
分利用这一契机做好档案管理的信息化，做好档案工作。

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