Page 85 - 大数据时代计算机信息处理技术研究

第三章 大数据时代计算机信息处理技术的应用

二、大数据技术与办公自动化

（一）电子政务系统、大数据技术与档案信息化管理的关系
电子政务系统、办公自动化系统以其高效、规范、透明的优点早已广泛应用
于各级政府机关中。同时，由于档案工作主要在组织机构内部进行，通过组织机

构内部的电子政务系统主要是办公自动化系统（Office Automation System，以下
简称 OA 系统）产生的电子公文成为档案管理的重点对象。
在电子政务文件中，无论是以办公自动化系统为平台的公文制作和流转自动

化，或是机构之间公文传输自动化，还是文件归档后的管理自动化，其中产生的
海量电子文档信息都是丰富的数据资源，开发得当可发挥辅助决策、科学研究价
值，而大数据技术则为分析与应用“沉睡”的档案资源提供了全新的方法与途径。

电子政务文件、大数据技术与档案管理的关系是，电子政务文件是档案的载体及
来源，大数据技术是档案数据的分析工具及应用途径，而档案工作对电子政务文
件与大数据技术提出文件管理要求，三者相辅相成、相互规范，为办公自动化带

来更高的效率与更优质的产出。
电子政务文件并不等同于机构的档案文件，要更好更准确地应用大数据技术
进行档案管理，必须对电子政务文件归档问题加以明确。
（二）OA 系统是控制电子公文规范归档的关键

OA 系统的应用使档案管理由传统的事后管理变为适时管理，甚至是全程管
理、超前管理。OA 系统的应用使人们对电子政务文件从产生到办结过程的监控
管理能力极大增强，尤其是归档后应用大数据技术结合档案管理进行分析的情况

下，OA 系统的归档设计是电子文档的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确
性的关口与保证。OA 系统是电子政务文件归档过程中至关重要的衔接环节。原
因分析如下。
1. 各级政府机关单位电子政务系统的限制

现行的电子政务系统间存在着“信息孤岛”，各政府部门间的电子系统并不
互通，各电子政务系统并不开放端口，这就决定了收文单位在获取电子公文后需
在组织机构内部的 OA 系统中重新录入电子公文信息并流转。从电子公文归档流

程来说，是无法直接从政府的电子政务系统开始进行管理的，实际工作中的电子
公文档案管理始于组织机构内部的 OA 系统。

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