Page 86 - 大数据时代计算机信息处理技术研究

大数据时代计算机信息处理技术研究
Research on Computer Information Processing Technology in the Era of Big Data

2. 档案管理软件单机系统的限制
电子公文的归档目前主要有三种软件，即单机版软件、网络版软件及无专业
档案管理软件。考虑软件的档案管理专业程度、电子公文归档规范要求、应用成
本，单机版软件是当前档案信息化管理的主流。然而单机版档案管理软件并不具

备办理流转电子公文的功能，这一过程是通过组织机构内部的 OA 系统完成的。
因此，需通过建立系统接口将 OA 系统与档案系统连接起来，从而将 OA 系统中
收集的电子公文原始档案信息导入档案管理软件中，即在 OA 系统中完成公文产
生、录入、流转、办理、办结等程序，需进行电子公文归档时，将 OA 系统中的

元数据，电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程数据，同步到专业的
档案管理软件中再进行登记、分类、编号等。可见，组织机构 OA 系统的专业完
善是电子公文档案实现前端控制的重点与核心所在。
3. 国家对电子公文档案归档的规范要求

国家档案管理办法对电子文件的归档有着明确要求，元数据必须与电子公文
档案一同归档，归档时还需对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检
验。电子文件形式载体的特殊性，决定了在前端控制过程即 OA 系统流转过程中
必须保证电子文件未被损坏、遗漏和篡改，文件齐全、完整、可读、可用、没有

感染病毒，元数据可正常读取、访问。在功能设计上，OA 系统需具备全程管理、
安全保密、权限分明、格式统一的特点。
（三）OA 系统电子公文在线归档功能的设计原则
1.OA 系统与档案管理系统间的互联互通

从软件操作系统上看，OA 系统是组织机构内部局域网使用的多人操作、数
据统一的网络系统；档案管理系统为单机版软件，只能在单个计算机上运行，数
据只能专机专用。二者是两套独立运行的操作系统。要保证电子档案在 OA 系统
中完成预归档步骤时移交信息的真实、可靠、原始，就必须建立系统接口，实现

OA 系统中收集的归档信息与档案管理系统间的数据传递，保证 OA 系统与档案
管理系统间的互联互通。
2.OA 系统电子公文在线归档的标准化建设
（1）工作流程的标准化

OA 系统与档案管理系统是两个既独立又相互联系的系统。从整个档案管理
与利用的最终目的分析，主要由文书处理、文件管理和档案管理三个相对独立又

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