Page 87 - 大数据时代计算机信息处理技术研究

第三章 大数据时代计算机信息处理技术的应用

相互关联的模块组成，因三者用于数据处理的软件载体侧重不同，在流程设计上
必须将各个业务环节有机合理地连接在一起，并且为彼此协作提供技术准则，使
整个电子公文处理过程成为一个标准化的封闭环，以满足后期进行大数据分析和
对数据收集来源进行可靠性追溯的要求。

（2）数据资料的标准化
它包括两方面内容：数据格式标准化与数据体系标准化。数据格式标准化
是由于现行电子公文形式多样（如文本、图片、演示文稿、视频、音频等），每
种形式的电子格式多样，如文本格式现行通用的办公格式就有 doc、docx、txt、

wps、ceb、pdf 等多达数十种格式，在归档时必须强制将其转化为标准化的保存
格式，以便后期的档案管理、数据分析与深入编研等工作。体系标准化要求将
OA 系统中所收集到的信息按照一定的逻辑联系组成科学的有机整体，通过信息
资源整合建立数据库，数据形式必须为可被计算机读取并分析的格式，为后期大

数据分析与云计算奠定基础。
（3）强化归档电子文件的前端控制
OA 系统是电子公文的处理平台，也是电子档案前端控制的对象，OA 系统
的功能设计必须体现电子公文归档的要求与内容。首先，电子公文在 OA 系统流

转时，需对文件的内容、结构、背景、版本、生产环境、存在状态等各方面信息
进行采集、保存和整理，同时对文件形成、流转过程中的收文、发文、会签及其
他处理过程方面的信息进行实时追加。这些内容均包含在电子文件档案元数据的
范围之内，是电子档案原始性的体现。此外，在 OA 系统中规范电子档案归档前

的必要步骤，电子档案与纸质档案一样在归档前应进行收集、筛选、整理、鉴定、
分类、编目等工作环节。再次，为了保证组织机构档案的完整与准确，还可以设
计预归档、提前鉴定与鉴别、提前进行电子档案检验等环节。
（4）电子公文的安全与保密性设计

为了保证公文不被恶意篡改与外传，需要对电子公文的公开、保密程度及安
全性进行保护。在保密性上，OA 系统需设置流转过程中文件处理的保密权限，
如查看标题、查看内容、修改内容的级别，非业务办理部门不得随意修改文件等。
电子公文预归档后，对归档内容，如目录、分类等的修改权限进行分级。在安全

性上，OA 系统需要对机构认证、人员准入、电子签字等进行范围限制；在软硬
件层面则需要对系统的安全、档案数据的备份、防病毒措施、终端保护作出要求。

·79·