Page 135 - 档案数字化管理模式与理论研究

第四章 档案数字化建设及安全管理分析

本滞后，不能快速地批量挂接，特别是文件级的档号，为了保证质量，挂接只能
一条条地进行，所以全文挂接工作进行的缓慢。
5. 档案信息著录不准确、不完整、重复录入现象严重
第一，文字录入错误，别字较多如将“王宏”录成“王红”；只录大标题，

不录小标题，如会议性档案材料只录了“会议记录”四个字，而忽略了副标题关
于主要内容的录入；著录内容和原始档案信息不对称或不衔接。
第二，同一档案信息录入两次如有的档案信息内容是相同的，录入者在后边
加个字符就再次将同样的档案信息录进去了，在检索时就会出现档号不同，内容

相同的档案信息。
第三，档号录入错误、不完全、不一致由于录入者粗心大意或片面追求著录
速度，著录中漏掉了档案的实体分类号、归档年代、保管期限和录入时间。
6. 数字化档案的安全性问题

数字化信息的安全保密问题是档案工作的重要内容，纸质档案数字化的各个
环节（扫描、著录、图像处理、数据挂接等）及数字档案的管理与利用过程中，
都存在档案安全及档案泄密的问题。例如，数字化工程中的漏扫、错扫，漏挂、
错挂，图像处理不当造成的档案失真；数字化加工参与人员访问权限设定的不严

造成的泄密；对接互联网由于病毒侵染、黑客攻击造成的数据被破坏、被篡改、
被转移；备份不及时造成的数据丢失等。
7. 数字化档案利用不畅通问题
由于我们购买的科怡档案管理软件版本较低，数据兼容能力和长期存取能力

较差，已经远远不能满足数字化建设的需求，随着著录条目和全文数据的不断增
加，数据库试用时经常出现缓慢运作的情况。
8. 数字化档案利用中的法律效用问题
目前，虽然数字化档案具有节省空间，存储量大、利用快捷、方便的优越性，

由于它不具有档案的直接来源特征和法律凭证效应，不能完全行使纸质档案的功
用与价值，因而国家对其法律地位尚未确定之前，数字化档案在一定程度上也不
能称为真正意义上的档案，不是档案，就没有法律效用，所以在作为法律凭证作
用时必须是纸质档案原件。

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