Page 136 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

（二）解决纸质档案数字化过程中存在问题的对策
1. 制定适合档案数字化的标准
第一，扫描的质量标准。规范化管理，严格检查，针对扫描中出现的图像模
糊、失真、偏斜、不完整、多扫、漏扫等不符合质量要求的情况，档案管理人员

要责成数字化工作人员重新进行图像扫描、纠露、纠偏、纠错、拼接、去污处理，
以保证扫描的图像文件真实性、完整性以及原件的一致性。
第二，案卷装订标准。案卷装订要遵循不破坏档案原貌为原则。装订是档案
数字化的重要环节，案卷装订的质量直接影响到纸质档案的有效保管、检索和利

用。所以，扫描工作完成后，拆除装订物的档案恢复装订时，要做到安全、准确、
无遗漏、无破损，不能反复拆装、多次拆装，能不拆的最好不要拆，否则档案原
貌必定受到损伤。
第三，加强档案著录工作的规范化管理。著录工作是数字化扫描工作全文挂

接的前提和基础，只有建立科学的著录标准，规范化管理，才能有效推动档案的
数字化建设。因而根据实际情况，对著录人员制定了档案数据记录工作标准。在
归档年代、档案号、题名、保管期限、录入时间等方面都做了严格、细致的著录
规定，使著录工作有章可循。同时，加强了著录者的业务培训，使他们熟悉软件

并熟练掌握相关的操作技能，提高了录入工作的业务能力，保证了数据录入的准
确性、完整性。
2. 要加强和重视数字化档案的安全性
由于受互联网和业务外包工作的影响，档案数字化面临着安全保密、原貌失

真的风险，因而我们应该树立风险意识，采取相关措施做好安全防控工作。①建
立风险管理机制，将风险思想贯穿档案数字化建设的各个环节，确保档案原件和
数字化信息的安全。②加强数字化人员的安全保密教育工作，与数字化公司签订
保密协议，明确安全责任。③所有安装档案管理软件的计算机要断开互联网，内

部组建局域网，切断病毒、黑客的侵袭来源。④做好扫描数据的备份工作，选用
技术成熟和质量可靠的存储介质和设备，做好数据迁移和备份工作。目前的备份
方式有离线备份方式，如可以采用移动硬盘异地存储、双套制保管模式（在线电
子存储方式、纸质库存方式）。总之，要强化数字化各个环节的安全意识，保证

各种档案数据的安全性。

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