Page 141 - 档案数字化管理模式与理论研究

第四章 档案数字化建设及安全管理分析

先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低的档案。根据这一原则，应贯彻“五
个优先”原则，下列档案应优先考虑建立数据库。
（1）常用优先
这是贯彻需求牵引原则，把利用频率较高的档案优先数字化，以满足当前利

用的需求，增加数字档案馆的效益。
（2）目录优先
即把档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的
需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大，见效比较慢，如优先将档案

的目录进行数字化，实现档案的计算机检索，以尽快见到效果。
（3）急用优先
企业在某一个时期有特定的专项任务，从而派生出对某一方面档案利用的紧
迫需求，档案数字化时应考虑这一需求，将急用的档案优先数字化，以满足紧急

需求。例如，产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多，可考虑优先将
该老产品档案数字化，以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。
（4）孤本优先
即把珍贵的档案优先数字化，以满足珍藏需求。数字化后，孤本档案利用可

不用调用原件，可有效保护档案原件，达到珍藏的目的。
（5）特色优先
即将体现本企业特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。不少企业档案机
构保存有称之为“镇馆之宝”的档案，这部分档案较易引起利用者的兴趣，可优

先数字化，有利于增强档案部门的影响力。
5. 安全保密原则
传统载体数字化前，应建立安全保障和保密措施，以确保数字化过期的档
案信息的保密，安全保密包括安全与保密两个方面，其含义包括以下几个方面。

①要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系，建立一套管理制度与机
制，从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。②要注
重档案数字化过程中档案信息的安全。防止传统载体档案及数字化后信息丢失、
损毁。保证传统载体安全，注意数字化场所的安全，注意机器、人员对档案造成

的损毁；建立档案出入、交接整记制，分清档案安全保管责任。数字化后，需做
好信息备份工作，及时备份数据；防止计算机病毒破坏档案数据信息。③要注重

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