Page 59 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第二章 电子档案管理

二、电子档案归档

与纸质档案一样，电子档案的管理也包括整理归档、保管保护、提供利用和
鉴定处理等环节。其中，电子文件归档是首要环节，要求必须明确电子文件的归
档条件，严把归档检测关。通过明确归档范围来保证电子的档案质量，其中包括

保证有完整、齐全的电子文件辅助信息的归档，如对于收发电子文件来说，必须
是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配，
以此来确保电子文件的归档质量。

（一）电子档案归档范围
电子文件的归档管理目前实行“双套制”，即具有永久保存价值的文本或图
形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档

时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作
用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。电子
文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应

的背景信息和元数据。背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的
作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数
据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件
环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

电子文件归档时还应注意收集各种相关文件。除了文件本身外，电子文件归
档时还应注意收集以下有关文件：
第一，支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及

设备运行所需要的操作系统。
第二，数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始
数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。
第三，与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备

的安装与使用说明、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，
如设计任务书、操作手册等。
（二）电子档案归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现地将电子文件的管理权

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