Page 63 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第二章 电子档案管理

矛盾，提升效率。具体来说，需要在电子档案归档工作中运用信息技术建立便捷、
高效的档案资源管理系统，提高电子档案归档工作的时效性，使电子档案归档及
管理工作实现信息化、数字化、智能化发展。因此，电子档案归档工作人员需明
确工作目标，按照归档工作具体要求运用信息技术，如利用大数据技术识别、分

类，汇集不同形式、不同内容的电子档案，即通过信息技术对影音图像或文字符
号等形态的电子档案进行分类，提高电子档案归档的准确性和效率。
在信息时代背景下，信息化思维在电子档案归档工作中的运用应更加丰富、
系统。例如，在对文字类电子档案进行归档时，应利用信息技术分析此类档案的

被使用的频率，并将数据分析结果以曲线图的形式呈现出来，帮助工作人员能够
以利用率作为标准对此类电子档案进行归档。这样一方面能够保障电子档案归档
工作的效率，降低工作人员识别和分类电子档案的难度；另一方面便于日后对电
子档案进行查询利用，从而大幅提高电子档案的归档与管理成效。

2. 健全电子档案归档管理制度
完善的管理制度可使电子档案归档工作在有规可依、有章可循的良好环境下
高效有序地顺利开展。为此，需要结合电子档案特征，对其归档工作进行严格规
范。首先，针对电子档案内容与载体的可分离性特征，需要明确归档方法并以制

度化的形式进行细化，如明确不同形态电子档案的归档载体，或是根据电子档案
内容的重要性和价值来确定对其进行归档的载体，以便于对电子档案进行区分。
其次，针对电子档案对计算机系统及设备的依赖性与对元数据和背景信息的依赖
性，需要对归档标准进行统一规范，在保证电子档案完整、真实、可靠的前提下，

根据电子档案归档及管理的相关规定有序开展后续工作。这样能够使电子档案在
归档及后期使用中被顺利读取、传输，增强了电子档案的可利用性，同时可避免
归档工作因电子档案自身问题而出现重复处理的现象，造成人力、物力等资源浪
费。最后，针对电子档案载体多样和信息存储的高密度性、不稳定和不安全性，

对归档工作人员的责任意识和工作行为进行规范，使其在对电子档案归档时能够
选用符合不同形态的电子档案存储载体，并加强对电子档案归档的安全管理，确
保电子档案在归档环节处于完整、安全的管理状态。在此过程中，工作人员应针
对不同形态的电子档案应用相应的信息化加密技术，如设置访问权限、应用密匙

等方式，使电子档案在归档工作的全过程可以被有效保护，从而为提高电子档案
归档与管理成效奠定可靠基础。

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