Page 61 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第二章 电子档案管理

系统同时执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工
作，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、
操作安全保证、身份识别等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保
密要求。

杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善
有效的防治体系。安装补丁程序，以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密
或破坏。发现程序缺陷后，及时安装各种安全补丁程序，以免被非法者利用。系
统程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。

（五）电子档案的利用
在利用电子档案时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经
批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案。利用时应遵守保密规定。对具有
保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的

规定，有稳妥的安全保密措施。提供利用的方法包括提供物质载体拷贝、网络传
输和计算机直接提供利用等方式。
（六）电子档案的鉴定
电子档案的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两方面，应将内容鉴定和技术鉴定

的结果结合起来，综合判定其保存价值。鉴定程序也有不同于纸质档案的特点。
1. 内容鉴定
电子档案的内容鉴定，在原则、标准、方法上与纸质档案大体相同。在没有
专门的电子档案保管期限表作为鉴定依据的情况下，目前可参照现行档案保管期

限表并结合电子文件实际情况进行判断。
2. 技术鉴定
由于电子档案的系统依赖性等特点，有必要对其进行技术鉴定，具体包括以
下几方面。

（1）可读性鉴定
即鉴定时，对于归档电子文件的存储介质，要看其是否符合规定的形式、规
格和质量要求，为保证日后的多次可读，可使用专用软件对介质的现有状态进行
物理扫描。信息检查最常用的方法是将文件在计算机上读一遍，看能否顺利地将

文件还原，如果错误超过 5%，可认为该文件不具有可读性，还可通过与打印件
加以比较的方法确定其是否值得保存。

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