Page 60 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载
体上，向档案部门移交的过程。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定
符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到
符合保管期限要求的脱机载体上。

（三）电子档案归档要求与流程
归档电子文件的质量关系到以后电子档案的保管与利用，因此档案部门要采
取措施保证电子文件归档的质量要求，基本要求与流程如下：
第一，基本要求：齐全完整，真实有效。

第二，整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整
理方案由档案部门统一决定。
第三，统一规定载体形式、质量要求。档案部门应对电子文件的载体质量、
规格、格式等做出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移

交，档案部门检查后归档保存。
第四，防病毒。推荐应用光盘归档，但无论是光盘还是软盘，都必须尽量用
空光盘刻录，不能用携带可引导的系统程序盘，防止带入病毒。
第五，编制说明。文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说

明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整
性和准确性等。
（四）电子档案保管与保护
与纸质档案不同的是，电子档案的保管与保护包括以下两方面。

1. 载体的物理保护
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档
载体应做防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，
且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定

范围为 17℃ ~20℃；相对湿度选定范围为 35%~45%。
2. 信息的安全维护
采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制
作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备

故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采
取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个

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