Page 74 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

方便的特点。例如，电力勘测设计过程中形成的电子文件的命名规则就是根据电
力规划设计协会制定的图号来命名的，这样的命名方式既避免了文件命名的重复，
同时又保证了出现更改时的文件追溯，方便电子档案的调阅利用。
（四）方便利用的要求

电子档案的保管其根本目的是方便利用，没有利用，电子档案就失去其保存
的意义。电子档案的标准化就是为了方便利用，各种电子文件的生成者对其归档
的电子文件的形式和内容的不一致，将导致电子文件的最终不可查询。试想一下，
甲归档的电子文件是一个标准和形式，乙又是另外一种标准和形式，那最终需要

借鉴的设计人将没有办法找到符合自己要求的电子档案。

二、电子档案标准化的内容和特点

（一）电子档案工作标准化的概念与作用

电子档案工作标准是：对电子文件和电子档案工作中具有多样性和相关性特
征的重复事物，经过充分协商，通过专门的程序制定的、用特定的文件形式、由
权威机构颁发的统一规定。电子档案工作的标准化是全部档案管理标准化、科学
化和现代化的组成部分。实行电子文件和电子档案管理标准化，对于简化和科学

管理电子档案，维护其法律效力、提高工作效率均有非常重要的作用。电子档案
工作标准化的作用主要表现在以下几个方面。
1. 标准化是指导档案工作实践，规范档案工作的重要内容
电子档案工作标准是为档案工作者提供组织和技术保证，又是他们工作的指

南。标准是衡量工作水平、工作成果的客观尺度。档案工作人员自觉遵守、采用
有关的标准，就可以摒弃那些不符合标准的操作方法，出色地完成自己的本职工
作，为档案工作的现代化创造有利的条件。
2. 标准化有利于提高电子档案管理水平

电子档案工作标准，是对档案管理人员提出的一些具体的工作规范和客观指
标，要求他们认真执行，经努力完全能够达到。这些客观指标对提高档案管理水
平，起到推动和促进作用，同时也起到了改善电子档案管将面临现代科学技术发
展、社会管理职能扩大而带来的信息资源膨胀的挑战，我们档案管理部门也不例

外，其根本的出路在于现代化的管理。要达到这个目标，必须在管理环节上高效
化，管理手段上自动化，管理人员专业化，同时也确保了档案资源的原始性和可

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