Page 72 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

具有真正意义上的一件电子档案。
4. 补充著录
OA 系统是电子档案元数据的主要来源，但是仍缺少一些具有档案属性的元
数据需要人工进行完善。第一，补充完整档案管理属性的元数据，如电子档案的

分类号、页数、权限管理信息等；第二，检查电子文件携带的元数据并进行完善，
达到档案管理的规范要求，如检查文件题名反映电子档案的主要内容是否完整等。
为了解放更多的劳动力，由电子档案管理系统依据预置的著录规则自动完成大部
分元数据的补充著录工作，人工只需要检查完善，进行少部分操作工作。

5. 数字签名
在完成电子档案的补充著录后，将进入部门档案员对整理完毕的电子档案进
行数字机签名环节，该环节的主要作用在于后续归档保存的环节对电子档案的真
实可靠性进行验证。尽管数字签名的上下环节都发生在档案管理系统，但是在整

个电子档案管理流程中，为确保电子档案始终处于安全可控的环境，需要对电子
档案管理的形成、接收、传输、保管和处置的每个重要环节进行元数据记录，以
形成电子档案管理的完整“证据链”。“整理方”将整理完毕的电子档案向“管
理方”转移的过程属于电子档案管理链条中的重要环节，电子档案管理过程一定

要记录“交接”验证过程的元数据。因此，此处的数字签名这一步骤至关重要。
6. 封装
根据 DA/T48—2009《基于 XML 的电子文件封装规范》，对完成以上步骤
的电子档案进行封装保存。对于需要集中保存的电子档案、向其他电子档案管理

系统迁移的电子档案或接收单位封装要求的可以在系统中进行封装。
7. 检测验证
检测验证是指对电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性（简称“电
子档案四性”）进行检测验证，验证操作未通过的，应返回相应环节修改补充。
确保在归档保存电子档案之前各个管理环节的安全和规范。电子档案检测按照

GB/T26162.1—2010《信息与文献文件管理第 1 部分：通则》中“文件管理要求”
设置电子档案四性的检测内容。
8. 归档保存

作为电子档案管理系统中电子文件整理和电子档案归档的最后一个环节，电
子档案的内容和元数据均已整理完毕，按照管理要求进行组织和存储电子档案，

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