Page 151 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第五章 档案相关建设工作及服务创新研究

第三节 电子档案建设的优化措施

一、电子文件归档和电子档案管理

（一）电子文件归档
电子文件归档是指将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子
文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程，可采用在线归档或离线归档方式。
由于离线归档需要人工先把电子文件从业务系统中导出，之后再导入电子档案管理系

统，耗费较多的时间和精力，而且还存在重复性大、易出错等弊端，而在线归档是通
过系统接口实现电子文件直接归档，人工干预较少，所以综合而言，在线归档整体上
要比离线归档更合理、科学。

1. 归档接口
在线归档中，归档接口的设计与开发是关键点和难点。作为业务系统与电子档案
管理系统的衔接，归档接口一方面要确保电子文件及其元数据在待归档时的真实性、
完整性、可靠性、可用性（简称“四性”）；另一方面要保障其在整个归档过程中的“四

性”要求。为此，归档接口需要具备“四性”检测功能。
归档接口通常采用 WebService、中间库或归档电子文件及其元数据规范存储结构
的方式，三种方式各有特点，处理方式也不相同。以中间库为例，归档业务系统（上

游系统）将数据推送到中间库后，归档接口实时采集“中间库”数据进行“四性”检测，
对检测结果进行状态回写，并要求归档业务系统（上游系统）定时全部依次访问中间
库，采集检测失败的数据重新进行推送归档。该方式可同步处理多重任务，效率较高，

但在推行时可能会遇到接口开发周期长、需要归档业务系统（上游系统）密切配合、
比较耗费系统资源等问题，企业应根据本单位实际及业务系统建设情况选择合适的接
口实现方式。

2. 归档环节的“四性”检测
在电子文件归档环节，由于电子文件在归档过程中存在业务部门与档案部门之间
的权属交接以及电子文件到电子档案的转变，因此需要对电子文件的“四性”进行检测，
确保电子文件归档的质量。电子文件真实性检测，包括：第一，电子文件来源真实性

检测：MD5 算法检测归档电子文件的固化信息和数字摘要值是否有效；第二，电子
文件元数据真实性检测：依据元数据方案检测归档电子文件元数据类型、长度、格式、
值域是否符合要求；第三，电子文件元数据与内容关联真实性检测：检测电子文件元

数据与内容数据是否关联，检测元数据中记录的文件存储位置与电子档案内容数据的
实际存储位置是否一致；第四，电子文件内容电子属性真实性检测：检测电子档案内

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