Page 155 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第五章 档案相关建设工作及服务创新研究

二、电子档案建设的风险及防范

（一）电子档案的内涵与作用
1. 电子档案的内涵

电子档案是在互联网背景下，以计算机磁盘、光盘等介质对档案信息进行存储管
理而形成的巨大档案信息电子化集合，主要表现为文字、数字、图标等形式。第一，
电子档案建设工作的开展，使档案管理脱离纸质形式，利用电子化方式对档案信息存
档，便于数字化网络档案信息的形成，促使档案信息实现不同地域的资源共享。第二，

通过对电子档案数据化分析，可对企业决策的落实起到辅助作用，提升企业内部工作
效率。此外，企业通过电子档案的建设，并利用多种辅助性软件，可以有效减轻档案
管理人员的工作强度。

2. 电子档案的作用
第一，便于档案存储管理。传统纸质档案在潮湿、高温、低温等环境下均不易保
存，易出现腐蚀、氧化、虫蛀等现象，不利于档案的保管。而电子档案存储不受环境、
存储空间的限制，可以实现对档案的有效保护，档案保管更安全。在反复多次查阅之后，

传统纸质档案存在易脏、易碎、易丢失等损耗现象，不利于档案的存储。但是电子档
案对档案信息进行无纸化处理，反复查阅不会对档案造成任何损失，有利于档案的保
存。此外，电子档案还具有节能环保、操作方便、使用寿命长等优势，进一步解决了

传统纸质档案存档易耗损的问题，加强了对档案的保护，使得档案保管更安全，有助
于档案更好地发挥查阅功能。
第二，提高档案使用效率。纸质档案只能依赖于人工处理方法进行管理与检索，

其过程烦琐、工作效率低，且易出现档案信息遗漏、档案丢失、查询不便、整理繁杂
等问题，极大地降低了档案信息的利用率，制约档案功能的发挥。电子档案的出现解
决了纸质档案管理过程烦琐、信息遗漏等问题，提高了档案使用效率。电子档案通过

计算机便可对档案进行管理与检索，使用者在极短的时间内便可检索到相关内容，缩
短了检索时间，提高了档案的使用效率。并且，电子档案可为异地使用者提供实时的
档案查阅服务，打破了传统档案的空间局限性，进一步提高了档案的使用效率。
第三，增强档案保密性。使用者在查阅纸质档案时，需要从整卷的档案信息中，

查询部分所需信息，既加大了使用者的查阅量，又不利于档案信息的保密性工作。电
子档案通过计算机检索为使用者提供其所需的档案信息，减少了使用者接触涉密档案
信息的机会，增强了档案信息的保密性。同时，电子档案的存储可以进行密钥设置，

只有档案管理人员具有访问权限，这减少了档案信息泄露的渠道，进一步增强了档案
信息的保密性。

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