Page 156 - 数字化时代档案工作发展及创新

数字化时代档案工作发展及创新
Development and Innovation of Archival Work in the Digital Era

第四，提升档案管理效率。在数字化时代背景下，档案管理部门对档案进行微机
化处理，使档案归置工作快捷便利化。电子档案解决了纸质档案繁多的立卷归档程序
与反复整理归置等困境，减少了管理人员的工作量，使档案管理人员有更多的时间丰
富和研究档案信息，提高了档案管理效率。同时，电子档案由原先集中时间对档案进

行整理，演变为只要有关信息需要整理归档时，相关操作人员可随时随地进行档案整
理，将纸质档案集中归档立卷工作转化为分散工作，达到档案及时归档目的，提高档
案管理效率。
（二）电子档案建设面临的风险

1. 安全风险
档案电子化建设的首要任务是提高档案信息的保密性，但当前中国电子档案建设
过程中，仍面临较大的风险。一方面，电子档案软件存在差异，使电子档案数据面临
安全风险。一般情况下，相关单位会将电子档案信息集中进行管理，但不同部门建立

电子档案的软件有较大差别，利用互不兼容的电子系统处理档案数据时，档案数据极
易遭到病毒侵入，具有较大的安全风险，给部门造成一定的损失。另一方面，档案管
理人员操作不当，使电子档案文件面临安全风险。档案管理人员经常会为寻求更多数

据资源，随意在计算机上下载文件，使计算机上存在捆绑插件或者病毒。这些恶性数
据留存在计算机上，再加上档案管理人员用未经杀毒的 U 盘进行文件复制，使档案信
息存在潜在风险，加大了电子档案建设的难度。
2. 信息存储风险
当前，档案的永久存储与安全保管是电子档案建设的难题。在电子档案建设过程

中，档案文件的生成、传输与存储都会受到软件、硬件等环境的影响，使电子档案建
设面临信息存储风险。其一，电子档案的存储载体受环境影响，寿命具有较大的不确
定性。若在存储电子档案信息过程中，相关部门没有对存储载体周围的环境进行有效

评估，存储载体存在很多技术漏洞，档案信息也会随之丢失。其二，电子档案信息易
遭受黑客入侵，档案存储信息面临泄漏风险。相关部门在电子档案生成、发送、接收
与保管的过程中，不具备识别访问者身份的功能，黑客利用不正当手段，攻破电子档
案的技术体系，窃取相关的档案信息，造成档案信息泄露。其三，电子档案存在易被

修改的弊端，相关人员利用这一缺陷，篡改或者伪造档案信息，使得保存的电子档案
信息被篡改，破坏其数据资源的原始性与完整性，为档案信息存储带来巨大风险。
3. 文件管理风险
在国家信息化建设过程中，地方档案部门不能参与电子档案规范文件的制定，中

央与地方的档案部门在文件管理中难以协调，不利于电子档案文件管理。许多单位对
电子档案的认同性并不高，主要依赖纸质性档案文件，无法对电子文件进行规范管理。

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