Page 241 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第八章 新时期化工档案管理的路径

法使其完整性和系统性得到保障，不利于查找翻阅，这样企业的工作效率降低。因此，
煤化工项目档案分类十分重要。
2. 科学的分类促进了煤化工项目档案信息的合理利用
将煤化工项目档案进行科学的分类，其电子文件按纸质载体的分类档号进行扫描

挂接。这样文件的排序与实体案卷保持一致。这样大大缩小了查询范围，提高了查阅
效率和准确性。使用者能够第一时间获取有效资料，实现远程在线阅读和下载，真正
实现了资源共享。
（二）基建项目档案信息化管理与建设现状

1. 电子文件归档不到位
由于计算机电子文件对技术环境的要求较为复杂，所以需要采用标准规范的管理
办法才能实现周全、细致和较高的操作性，但当前在基建项目档案信息化管理中常常
出现电子文件收集管理工作不到位的问题。

2. 档号存在多种编码系统，没有统一的分类编号
有的项目单位在分到三级类目时，就沿用设计代码做分类号，设计代码复杂，只
有专业工程师懂，其他人看不懂；一个项目档案的档号有多个专业代码并存，档号编

制不统一，这样极易造成档号组成代码太多、成分复杂、案卷封面难以写全、别人看
不懂等现象。
3. 档案管理软件兼容性低、平台多样化
基建项目档案管理信息化建设与管理需要多个部门、不同单位的支持与配合，而
差异化的办公软件之间存在文件形式不兼容的问题，影响了档案资源传输的高效性。

而且，在煤化工基建项目管理过程中，多家施工单位过程运用的软件多样化，不具有
统一性，档案资源之间无法互通整合，也成为制约基建项目档案信息化管理与建设的
一项因素。

（三）优化基建工程档案信息化管理的策略
1. 调整档案室布局结构，实行分级保管
档案的布局结构是关系到档案信息资源能否合理配置和最大限度开发利用的重要
因素。因此，调整布局结构事关重大。必须正确理解和分析“集中统一管理全部档案”

的含义，树立档案直接为企业生产经营服务的观念，为档案能够充分发挥作用创造条
件。加强政治理论和业务知识的学习，提高对政策的理解能力，准确把握煤化工公司
不同时期档案资料形成的作用和意义，做到准确、细致地鉴别各类档案的归档范围，
确保管理规范细致、检阅快捷方便。

2. 强化基础设施建设
实现基建项目档案信息化管理与建设的基本条件之一就是拥有齐全的软硬件设

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