Page 41 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第一章 绪论

内力，也就是员工自身，员工既是控制的主体，也是控制的客体，员工自身完全处于
一种自发的、主动地状态。针对不同的组织，不同的人员，官僚控制与分权控制各有
利弊。在档案信息服务过程中，采用何种理念以进行有效控制，同样取决于多方面的
因素。例如，员工对本机构本部门的文化较为信任和认同，对本组织的档案信息服务

工作持支持肯定的态度，且其自身的工作态度端正，工作理念正确。此时，采取分权
控制，充分发挥员工的积极主动性，有助于控制的有效实施。而当员工成熟度较低，
档案信息服务工作处于积累和起步阶段，员工对此尚无正确的认识，此时官僚控制会
发挥一定的积极作用，待条件成熟之时，自然向分权控制理念过渡。

其次，适度、客观的控制。即在合适的时间、合适的范围内以合适的频度对工作
进行控制。在档案信息服务工作中，一方面，避免控制过多或控制不足。控制过多会
伤害工作人员的积极性、主动性和创造性，如果再加之采取了不适当的方式，容易引
起工作人员的抵触和厌恶。控制过少，有可能导致信息服务过程中某些偏差不能及时

发现，造成资源浪费，影响工作效率。另一方面，要处理好全面控制与重点控制的关系。
在档案信息服务中，不同的环节、不同的因素，发生偏差的概率是不同的，所发生的
偏差给整个档案信息服务工作带来的影响也是不同的。而在整个控制过程中，人的精

力又是有限的，不可能面面俱到，所以应根据本部门人员素质、文化氛围、软硬件基
础、外部环境等各种因素综合考虑，确定重点环节和区域，把握其中的关键因素，“擒
贼先檎王”。

五、互联网环境下档案信息服务的发展

（一）推进档案信息服务个性化发展
互联网时代为档案信息服务个性化发展提供了前所未有的便利，互联网技术的发
展使档案信息的利用方式及利用范围都有了前所未有的扩展。这对档案信息服务来说

是挑战也是机遇。部分档案信息服务平台的建设，给用户提供了个性化的推送及相关
服务，这对档案信息利用者来说，相对程度上提高了服务效率。服务个性化其主要解
决的是档案信息内容庞大与用户需求不能快速匹配的矛盾。目前的相关技术更趋向于
对服务内容进行推送，在大数据背景下，这种服务有利有弊，有时所看到的内容是经

过筛选后的内容，可能筛除了真正需要的内容，呈现的内容是大数据技术想让你看到
的内容，而如果这种技术出现偏差，不仅不利于提高档案信息服务的效率，反而会影
响档案信息服务的质量。所以，档案信息服务个性化服务，需要对档案利用者的个人
需求信息库建设更加完善与精准。目前，相关服务平台及社交媒体成为档案信息服务

个性化服务的主要阵地。档案信息服务中心的建立能够在档案信息资源更丰富的平台
上提供更加精准、更智能的档案信息服务。

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