Page 53 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第二章 现代档案管理工作及实践研究

例如传统档案管理各部门收集汇总信息中，通常存在部门属性，各部门沟通不足，导
致档案内容陈旧不堪、更新不及时。而通过数字化档案管理模式，能搭建网络系统进
行档案管理，统一整合各部门信息，便于集中利用信息资源。并且数字化管理后，各
部门会安排人员将信息输入系统中进行统一管理，此种方式提高了管理有序性。

第二，增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，能把原件妥善保存
起来，工作中档案的利用完全可通过数字化副本代替原件实现，这样能避免或减少对
档案原件的使用、损坏，能有效延长原件保存时间；特别是那些历史久远的珍贵档案
材料，实现数字化处理将得到更好更长远地保存。

第三，不受时空限制。档案是一种重要资源，实现对档案信息的利用，能有效促
进企业发展。传统档案管理，可形象总结为“办公室管理”，这种纸质档案管理方式，
主要是在上班时间进行，一旦下班，档案管理就结束，这就使档案管理具有较强时效
性。在信息技术全面快速的今天，依托于计算机平台，档案管理的整体效率得到了全

面提升和优化。在数字化时代，档案管理人员可通过计算机 PC 端、移动客户端等来
进行快捷精确的管理，这种管理无时间地点限制。工作人员能通过网络获得档案内容，
然后在任何场地对档案内容进行整理。而对企业的各个部门，其产生的大量档案资料

还能通过电子文件形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集整理就
能实现档案的管理。此外，档案管理人员在任何场所、任何地方都可依托信息技术来
进行科学管理，这就使档案管理无空间限制。
（二）档案数字化管理面临的困难
第一，档案数字化管理缺乏制度支撑。一些单位管理制度建设滞后，使已数字化

的档案在管理中存在漏洞，如档案信息收集不全不准确、分类不严谨、检索路径复杂等，
降低了数字化档案利用效率；此外，即使部分档案部门制定了管理制度，但在实际运
行管理中往往流于形式，上级领导对档案工作不够重视，制度贯彻不到位，档案管理

人员对工作要点掌握不足，降低了档案管理质量。
第二，档案数字化管理人员综合素质有待提高。高素质的数字化档案管理专业人
才是保证档案管理工作高效开展的基础。由于专业人才是支撑数字化档案管理工作开
展的基础，应严格按数字化档案管理工作要求，加大管理人员专业素质培养力度，建

立一支高素质数字化档案管理队伍，才能满足数字化档案管理要求。然而就目前而言，
由于受机构编制等因素影响，很多企业在大力推动档案数字化管理时，出现了管理人
员更新严重滞后、档案管理人员专业技能较低等问题，这些问题已对数字化档案管理
的开展产生了严重影响。

第三，档案数字化安全问题凸显。目前不少企业员工对信息技术的掌握程度较低，
而且其信息安全意识差，这对企业信息安全带来了严峻挑战。例如，有少数企业员工

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