Page 127 - 现代档案信息化的管理与建设

第四章 智慧档案馆建设

馆的智能技术与管理运作效果之间的匹配关系，也很少有研究关注档案馆管理
环节中档案管理人员使用智能技术的反馈。在实践方面，在调查过程中，部分
档案馆的工作人员发现，某些档案科技产品与档案管理的实际操作需要的匹配度
较低。同时，他也注意到了在展会上，那些看起来很高科技的产品，他们的工作

人员并没有掌握其中的技巧。从这一点，我们可以推断出，在随着科技的发展，
在档案行业中，不同年龄、不同能力水平的档案工作者在学习和运用高科技方面
的效果肯定会存在着一些不同，从而会对智慧档案馆的运营管理和服务效果产生
影响。

智能档案馆是一项长期的工程，它一旦与科技结合起来，就会伴随着科技的
发展而不断地进行更新和迭代，因此，要想维持它的存在和发展，就必须要不断
地投入人力、物力和财力。经济因素是衡量一个组织经营成效的一个主要因素。
智慧档案馆的高投入产出比是未知的，但是参照当前数字档案馆的发展状况，智

慧档案馆的产出状况还需要在一定的时期内进行测量。在实际操作层次上，档案
管理员还需要一段时间来熟悉智能科技的应用，以适应改变后的工作过程，并进
行操作数据的积累；从理论上讲，还需要回到实际工作中去，去探讨将智能化技
术与智慧档案管理更好地融合在一起这一实际问题。如果在理论和实践上无法很

好地掌握智慧档案馆的经济性，将会对其生存的可持续性产生影响。
（五）档案工作的智能化改造还需要进一步深化
从档案管理流程的角度来看，目前，智慧档案馆的建设大多是围绕着实体纸
质档案进行的，还没有突破传统档案管理流程。在软件上，智能档案馆软件系统

的功能设置，是在技术上搭建了实体档案收、管、存、用的管理流程，实质上是
将人工的操作流程在信息系统中重做一遍，对实体档案管理流程没有明显的影响。
按照泰勒的科学管理理念，智慧档案需要科技和科学的手段，需要最优的管理过
程，通过科技来改变人们的工作方式，从而改变档案的管理方式，而这在软件上

并没有体现出来。硬件的智能化、自动化虽然在一定程度上节约了人力，提升了
档案管理的效率，但硬件所带来的新的操作方式却有可能不会因为没有减少，反
而增加了档案管理流程而变成负担。此外，目前在智慧档案馆中，与电子档案管
理相关的实践内容，主要集中在前端收集及归档环节，并没有很好地体现出归档

后档案馆管理流程的智慧化变化。
从档案馆组织变革的角度来看，当前，智慧档案馆的运营缺少与档案馆组织

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