Page 25 - 新时期档案管理理论与实践探析
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第一章 档案管理工作理论
不同而有所不同，并表现出一定的规律性。
1. 档案作用从形成单位向社会扩展
档案对其形成单位和对社会的作用具有双重性和过渡性。档案对于形成单位
的作用被称为“第一价值”，对于社会的作用被称为“第二价值”。在实践中，
出于多种原因档案的“第一价值”和“第二价值”往往不是在同一的时间和空间
范围内实现，而是由实现“第一价值”过渡到实现“第二价值”。
（1）档案“第一价值”的实现
在档案形成以后的相当长的时期内，本单位需要较为频繁地查阅和利用档案，
为解决工作问题服务。这时档案发挥作用的主要场所是单位的档案室。档案对形
成单位的作用，是促使形成单位积累档案的动力。档案对其形成单位的作用发挥
得越充分，形成单位积累档案的积极性就越高。
（2）档案“第二价值”的实现
档案的“第一价值”实现到一定的阶段，单位对于形成时间较长档案的现实
利用需求逐渐减少，利用率降低至消失。这时，档案应该从“第一价值”向“第
二价值”过渡，发挥其社会作用。档案在实现“第二价值”的时候，它的保管地
点需要从形成单位的档案部门向国家设立的各级各类档案馆转移。
2. 档案作用方向的多元化趋势
文件转化为档案以后，不仅从主要发挥现行效用转变为主要发挥历史查考作
用，而且发挥作用的方向也会发生一些变化。原始文件的形成往往是出于行政或
业务的单一目的或用途，如一个单位的员工名册是出于员工管理的需要形成的、
一套修筑铁路工程的设计图纸是出于工程的需要形成的。但当它们成为档案后，
发挥作用的方向则可能超越其形成的工作目的或用途，扩展到其他的领域。例如
员工名册、账册、房地产契据可以作为研究社会或经济问题的资料；修筑铁路的
技术图纸可以作为边界谈判时维护国家领土完整的证据。领导讲话等文件可以成
为宣传教育的素材等。
了解档案作用从形成单位向社会扩展的规律作用方向的多元化趋势，有助于
我们在对文件进行鉴定时全面地预估档案的价值，准确地为本单位和国家挑选和
留存档案。
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