Page 86 - 新时期档案管理理论与实践探析

新时期档案管理理论与实践探析
Analysis of Theory and Practice of Archives Management in the New Era

为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的
可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重
要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载

体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对
于存储电子文档的设备和磁介质进行特殊存储并由专人负责管理，确保电子档案
不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，通过采用多级权限
和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系

统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
2. 加大档案数字化硬件投入力度，用先进的硬件设备来辅助档案数字化
建设的发展
目前，在全球范围的高新技术飞速发展，电子通信设备日新月异，档案数字

化离不开高技术来支撑。为此，分公司根据档案数字化建设需要并结合分公司发
展规划，及管道档案自身的多样性、复杂性、利用的频繁性的特点，在信息搜集
环节，要本着“硬件求实”原则，购置必备的文字采集、图片采集、音像采集设
备，如照相机、录像机、扫描仪等；在信息储藏环节，购置必备的磁带、磁盘、

光盘及相配套的磁盘阵列和光盘库，并按照“防尘、防潮、防静电、防强光、防
辐射、防震、防雷、防盗、防火”和“恒温、通风”的标准档案库房建设；在信
息利用环节， 配置高性能的服务器及大容量的服务器，建立畅通无阻的网络环境，
集团公司对于跨区域办公的现状，运用远程网络连接的解决方案；购置必备的计

算机、打印机、复印机，并建立因特网等注意更新换代，还进一步建立档案信息
化的载体和数据库，实施内部局域网络，整合内部 OA 和 ERP 系统资源，为储存、
保护、利用、归集、开发企业的档案，创造有利的硬件条件，从而确保档案数字
化不因硬件出现梗阻。

3. 建立档案信息化系统平台，实现档案信息化和网络化
剖析管道企业档案管理数字化障碍的根源，主要表现在：一是缺乏信息化网
络平台，没有形成标准统一的数据库系统和信息共享机制；二是各系统（人事、
财务、业务）条块分割，信息资源共享水平不高，电子管理意识薄弱。因此，优

秀的档案数字化管理系统，成为档案数字化成败关键。选用软件平台是档案信息
数字化的管理前期工作的关键。档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系
统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能

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