Page 88 - 新时期档案管理理论与实践探析

新时期档案管理理论与实践探析
Analysis of Theory and Practice of Archives Management in the New Era

符等。只有这样，才能为管道档案的开发利用打下坚实的基础。但是，由于管道
档案的动态性及历史档案资料数量巨大等因素，档案数字化资源建设并非一蹴而
就，而是一个长期的过程，需要对档案数字化建设有前瞻性，分阶段、分步骤来

完成。分公司档案信息化建设首先根据全宗内各类档案的重要程度不同、价值大
小、利用率高低集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，只有这样才能在最
短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用，加快档案管理计算机数
字化的进程和提高其利用效率。在突出重点的同时，对各类档案的信息化进行分

级次著录，分级建设，如将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或
组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录，不仅能
将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时
间、人力与财力，又提高了效率。我们也优先建立对文书档案的管理系统，以满

足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其他门类的档
案管理系统。这样能够保证档案室在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现
档案信息化的进程。在电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种
平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。

对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后
的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所
有文件进行修复。
（三）管道档案信息网络化建设是管道档案信息化建设的重点

管道公司信息管理系统主要有以下特点：能满足档案人员日常的计算机管理
要求，又能满足相关科室人员网上利用的需求，符合档案数据用户的广泛性要求
网络查询简单易学；符合 Internet/Intranet 发展潮流的档案资料管理系统，对档案
资料的获取方式完全不受时间和地域的限制；档案资料信息在管理上各司其职，

利用网上资源共享；提供完善而科学的安全机制，档案管理系统各级用户进行权
限设置，网上归档、网上查询、档案数据维护权限的设置严格审核，具有针对性，
使其在高度安全的前提下具有最大的开放性；提供全文浏览和下载重复利用功能；
提供给用户强大的检索、查询、排序功能，用户可按档案的任意字段模糊查询；

档案数据库的建立工作量大，数据不仅有办公自动化形成的，还有纸质档案转换
的，具有现实可操作性和对未来档案数字化发展预见升级功能。管道公司信息与
档案管理系统实现文档与档案一体化流程，依托信息管理系统，对文件与档案管

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