Page 89 - 新时期档案管理理论与实践探析

第二章 档案管理工作实施

理工作流程重组、再造的过程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文
件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理
的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。管道公司档案管理系统成

功地将行政办公、文书管理、档案管理、管道领域的业务流程和文档一体化工作
流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过
程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息
系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的

建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳
入系统流程之中，并将归档作为这些文档的最终处理环节，使工作平台提供的文
件与档案工作之间实现无缝连接成为现实，不仅改变了文件与档案工作的质量和
内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

（四）管道档案信息数据库建设是管道档案信息化建设的核心
建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序
渐进过程。这要求管道企业要做到：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员
同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考

核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。管道公司通过把综
合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络连接形成开放的分
步式数据库群，使自动化系统效率大大提高一步。分公司的做法是首先做好现有
室藏档案的目录数据库建设，把文件级目录数据库建设作为一项基础性工作，集

中人力，对档案目录进行输入，既要补齐卷内文件目录，又要检验输入的正确性，
从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。其次，按需分期建立专题数据
库。按照管道公司提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，
坚持需求导向，急用先上，剔除无用，避免浪费的策略，实现原文件信息的全文

数字化，并与目录数据库一一对应。在符合国家规定的标准下，选择使用范围最
广的统一档案电子化的格式和软件。将之前的文书式的档案通过电子输入、扫描、
照相等手段，全部转换成电子档案，实现原文件信息数字化，开展对重要档案的
数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库，最终建立一个完整的档案

数据库。在建立档案数据库的基础上，还要保证数据库的安全，这就要求在档案
数据库之外设置安全防护墙，防止偷窃信息和黑客的攻击，对于可以接触到数据
库的人员要进行严格的审查。最后，将电子文件和纸质文件的并举，实行双轨制

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