Page 109 - 档案学理论发展与创新

第三章 档案数字化建设及信息安全研究

低了档案管理的成本，更好地体现了档案管理工作的经济效益。在中国档案信息
量日益增加，档案管理由质纸档案向电子档案快速发展的时代，档案管理因数字
化技术的应用实现了由粗放管理向精细化管理的转型。计算机很好地代替人工开

展档案管理工作，智能化的电子设备提高了档案管理的效率，提升了档案数据信
息的检索质量，实现了档案在互联网的快捷传输，扩大了档案的使用范围，有效
地减少了档案数据信息不准确的问题，及时地满足了各方面的档案使用需要，更
好地发挥了档案信息的使用价值。数字化技术档案管理增加了档案存储量，扩大

了档案信息范围，丰富了档案的类型，实现了视频、文献、数据、图文资料的同
步管理，做到了对各种数据信息的实时全面收集，并且可以通过大数据技术进行
潜在档案信息的挖掘，这对于开发档案的潜在价值意义重大。
第二，降低了管理成本。数字化技术的应用解决了档案管理成本较高，档案

管理工作烦琐，档案员工作压力较大的问题。运用数字技术提高了档案管理工作
的智能性，档案资料可以按照既定的程序进行自动归档，计算机可以辅助档案员
及时发现档案中的错误信息。数字技术还提高了档案资料的传输速度，可以满足
用户实时获取档案的需要，极大地减少了因纸质档案查询、复印、烦琐借阅手续

带来的时间成本。专兼职档案管理人员可以通过计算机系统有效配合，各方面档
案信息能够及时汇总。一些派出机构多、业务范围日益广泛，上下游单位之间数
据往来频繁单位运用数字技术开展档案管理极大降低了档案运转中的成本，实现
了快捷化的档案管理，档案资料的查询将更加方便。

（二）数字化档案室建设的基本方法
第一，优化基础条件。建立高水平的数字化档案室需要提高基础条件，强
调根据数字化档案的规模配置档案管理设施。具体包括服务器、交换机、嵌入式
网络存储器等。还要配置必要的扫描仪、刻录机等备份设备，以及配置不间断的

UPS 电源。服务器主要用于满足档案的存储、查询和扩展需求，应当保证具有高
可靠性、高性能和高数据吞吐能力的特征。计算机作为客户访问使用数字档案和
档案管理的终端设备，应当提高计算机的硬件属性。扫描仪等设备是实现传统纸
质档案向数字档案转化的必要条件，一般选配平板扫描仪，以更好保护档案原件。

随着互联网化档案运转的实现，还为要数字档案室配置计算机通信网络，配置优
质的数字文件的传输通道，进而打破档案传输的地域限制，实现档案资料的广泛
共享。数字档案室建设还要配置专业的档案管理软件，强调在第三方档案技术企

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