Page 130 - 档案学理论发展与创新

D 档案学理论发展与创新
evelopment and Innovation of Archival Science Theory

员同样需要以“充分利用数据”为要点，利用数字化技术对档案信息进行收集与
处理。与此同时，在计算机中建立档案库，实现对大量信息的存储，以便需要时
可对其进行利用。

（二）积极应用软件
数字化环境下，档案信息的整合以及利用，离不开信息化软件的支持。信息

化软件，又称信息化系统，是借助计算机终端以及网络技术而形成的一大系统，
具备多样化功能。与传统的人员档案管理模式相比，系统的应用能够有效提升管
理效率，并降低对档案资源进行整合的难度。对各项软件进行充分利用，可使工
作人员随时对信息进行收集与整理，甚至可随时予以利用。

数字化档案管理信息系统，一般包括档案整理、保存、管理、利用、调取、
统计、销毁等多项功能。有关领域需要以“积极利用软件”为要点，借助软件的

多种功能，实现对档案信息的充分整合与利用。具体方法如下：第一，整理：在
数字化管理的模式下，可实现档案信息的全文搜索、批量归档等功能，大大减少
工作量和提高工作的准确性。第二，保存：有关领域可以利用信息化系统，对档
案信息进行存储。信息在被接收后，均可存储在数据库中。数据库具有容量大的

特点，存储性能极强。经过存储的数据，可长期存在于数据库中，工作人员可随
时对其进行整合与利用。第三，管理：借助信息化系统，工作人员同样可以实现

对档案信息的管理，包括对信息进行更改、删减、增加等，档案库存信息一目了
然。与传统模式相比，上述模式下信息的整合性更强。第四，利用：工作人员可
在需要时，借助信息化系统对档案资源进行利用，提高工作效率。第五，调取：
在信息化系统中，工作人员可采取多种手段对档案信息进行调取。在获取权限后，

工作人员便可进入系统中，通过输入档案信息的存储时间、档案名称、相关人员
等关键词的方式，筛选出一批符合需求的档案信息。在上述信息中，工作人员同

样可进一步筛选，确保能够在短时间内调取档案，并予以利用。与传统档案利用
模式相比，上述模式下工作人员无须花费大量时间对档案进行归类，也无须在大
量档案中查找需求档案，工作难度明显减小。第六，统计：在信息化系统中存在
着运算功能，工作人员可利用上述功能对资源进行统计，便于发现其规律，从而

针对性地予以应用。第七，销毁：工作人员可借助信息系统销毁档案，利用系统
的功能，高效率地达到工作目的。

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