Page 157 - 档案学理论发展与创新

第四章 新时期档案信息管理工作要点

第四节 档案信息化建设问题及解决对策

一、档案信息系统的功能要求

（一）核心功能
档案管理信息系统应能够实现档案的自动发送、接收、归档和保存的任务处
理工作。通过自动化的扫描中心和电子文件创建终端，形成数字化文档，同时利

用系统工作流，对电子文档启动相应的审批流程，采用自动化办公系统或互联网
络以邮件等方式通知有关负责人员对文档进行鉴定、审批并促发下一个工作流程，
使文档的发送和流转处于一个循环有序的状态，实现档案卷宗的“创建提交审批、

鉴定归档”这一系列的处理过程，同时工作流的处理可以根据文档的状态网络自
动调整，也可根据实际的工作需要灵活设置，大大减少了传统档案管理处理文档
所需要的时间，有效提高档案管理人员的工作效率。
（二）共享与安全

将档案的管理带入全面的数字化阶段，实现文档的最大化利用和最严格的安
全保障。档案管理信息系统应可以和许多常用的外部系统（如 WEB、OA）进行
集成，高效地利用有效的资源信息，实现档案数据高速、安全的交流与信息共享，

使档案信息能够得到最大程度上的共享和利用，避免了信息孤岛和资源重复浪费
的现象。档案管理信息系统与办公自动化系统（OA）进行集成，可以把 OA 系
统中形成的文件的相关信息和原文件一同转入文档管理系统（DMS），经过工
作流通知档案人员接受处理，形成电子档案数据库保存、利用，实现文档一体化。

（三）档案分析
档案管理信息系统应能够支持各类档案的检索方法，同时提供全文检索功能，
而且能对各种类型的档案按照工作需求进行强大的信息整理、报表分析功能，在

此基础上可以建立起适应行业和单位需要的辅助决策管理系统，为领导决策提供
预警信息和发挥较强的辅助作用。比如用户是一所学校，就可以为学生素质分析、
学生成绩评估、招生规模、就业指导、课程设置、教师职称评定和队伍评估、教

育资源配置等各种管理活动提供强有力的决策依据。
（四）简单化操作
档案管理信息系统应同时支持 WEB 和客户端界面，同时通过工作流的集成，

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