Page 59 - 档案学理论发展与创新

第二章 现代档案管理工作的转型及发展

3. 档案数据的收集方式多样
信息资源数量再多，没有被收集归档就不是档案，就不能起到档案作为权威
的作用。档案业务工作的第一环节就是档案的收集，在传统的管理方式下，收集

主要靠的是主动移交，单位各科室定时向综合档案室移交，各单位定时向各级国
家综合档案馆移交，还要打好移交清册，以免损毁丢失。第一，档案数据的强制
收集。事实上，很多单位都不主动向档案馆移交档案，借故拖延，加上档案法规
威慑力弱，档案部门不主动上门要，很难及时将档案收集齐全完整。第二，档案

数据的实时捕捉。如今互联网信息内容多、更新快、传播广，成为档案部门在大
数据时代档案收集的重点和难点区域。将有价值的信息及时捕捉归档，对档案员
的专业敏锐度和操作灵活性是一大考验，因为不知道一闪而逝的信息在什么时候
有用，档案部门再也不能只依着“等人送上门”的老办法来收集档案，采用收集

信息的新方法，实时把握网络动态资源，借助计算技术和信息技术的力量，充分
利用社会计算，帮助档案员实时对网络资源进行科学捕捉。
（二）档案利用服务体系的变化
1. 档案服务对象

用户从线下延伸到线上是档案服务对象的另一变化。大数据时代，网络通畅，
数据资源丰富，档案网络化也渐入佳境，档案服务增加了一批新客源——网络用
户，他们不再需要亲身前往档案馆，摆脱了线下受时空的限制，足不出户就能获
取所需，不管是需要帮助还是闲暇浏览，他们的求助和咨询行为有意无意地成为

档案用户和档案潜在客户。
2. 档案服务内容
档案服务一直遵循着“你来馆我来找”的模式，馆内资源就是档案部门服务
内容的全部，馆外资源还不是档案，不属于服务责任范围。但是档案只是信息资

源的凤毛麟角，馆外资源只因数量巨大超出档案部门处理信息的能力而被迫流于
馆外。大数据时代，馆外资源尤其是网络资源显现出自身的优势和价值，应该被
纳入档案服务内容的范围，扩充档案服务内容。档案服务通常是用户需要什么档
案员就提供什么，这是服务浅层次状态。大数据时代要求档案服务“深入人心”，

更加注重对用户个体行为的关注，通过对用户的身份登记、查阅记录、搜索方式、
利用结果等数据的分析得到用户的利用需求和利用习惯，从而开展以满足社会个
体诉求为目的的档案大服务，对每个档案用户进行特定问题的分析、查找与决策，

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