Page 152 - 事业单位档案数字化管理与实践
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Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践
但在实际操作中，在国家秘密载体印制资质的申请中仍存在少量造假现象。例如
申请条件中有一条“具有与所申请资质类别、等级相适应的固定生产经营场所和
办公场所”，有些小型单位办公场所达不到要求就会出资借用其他公司场地进行
资质申请。同时，由于发包方在制作招标文件时一般会申明需要具有相应资质才
能进行投标，所以在档案数字化外包工作中还存在一种分包情况，即由具有相应
资质的档案数字化外包服务机构出面进行投标，然后将中标项目分包给不具有资
质的小规模档案服务机构，真正实施档案数字化外包工作的是不具有资质的机构，
而档案发包部门并不一定能够发现。故而在完善档案数字化外包工作法规标准的
同时，还需要制定相应的反馈与检查机制保障档案数字化外包工作法规标准的切
实实施。
以档案实体的安全管理为例，档案部门应严格按照《档案数字化外包安全管
理规范》要求，对拟数字化的档案进行前期整理，核对其完整性、有序性以及目
录的一致性等，不可贪图方便将该工作移交档案数字化外包方进行。对于档案数
字化外包工作全程应按照《规范》要求对档案部门、档案数字化机构、数字化场
所、数字化设备、网络环境等各个环节严格把控，确保在“无法可依”的情况下
能够做到“有规必依”。
三、提高档案数字化外包从业人员专业性
全面考虑档案数字化外包风险防范对策必须将提高档案数字化外包从业人员
专业性纳入考虑。档案数字化外包从业人员是外包工作中与档案直接产生接触的
一方，提高其专业性需要做到以下三点：根据数字化外包任务要求配置相应专业
化人员；重视岗前培训与继续教育工作；加大惩处力度与提高表彰水平。
（一）根据数字化外包任务要求配置相应专业化人员
档案数字化工作对从业人员的专业性应具有一定准则，不同档案数字化外包
工作对从业人员的要求可以不一致，但必须根据任务要求配置相应的专业化人员。
并不是说学历低、档案意识薄弱的工作人员就无法胜任档案数字化外包工作，而
是根据工作要求对档案从业人员进行筛选能够有效降低试错成本，降低员工管理
难度从而提高档案数字化外包工作的质量。
（二）重视岗前培训与继续教育
档案数字化外包方新进员工专业技能水平往往不能完全胜任档案数字化工作
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