Page 20 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

高了利用效率。另一方面，利用也可以理解为数字化工作的目的之一，即提供利
用。数字化的最终目标并非限于建立目录和全文数据库，而是提供各类人群所需
的档案信息资源，从而达到服务公众的目的。因此在将纸质档案转化为数字图像

后，还要求及时鉴定、开放数字档案，或是上网提供远程服务。

二、纸质档案数字化的标准发展

（一）纸质档案数字化标准现状

标准和规范属于微观的具体政策范畴，是针对纸质档案数字化过程中某项具
体问题的行动准则，意在指导实际工作标准化、规范化运行，确保数字化的效率
和质量。纸质档案数字化作为一项系统过程，其成果质量的决定因素不仅是操作
流程，还涉及信息组织、信息存储、数据库维护等各类问题。因此，相关标准也

不局限于《新规范》，还包括著录标准、元数据标准、外包管理标准等。过去十
几年间，国家档案局和各省相继出台各类标准，其中部分还经历了重新修订。此
外，还发布了一些无正式编号的规范性文件来指导纸质档案数字化工作。这些文
件发布相对灵活，弥补了正式标准在一些问题上的空白，但在一定程度上起到了

和标准类似的作用，因此也纳入统计范围。
通过检索国家档案局网站、各个省级档案馆网站和国家标准全文公开系统，
截至 2019 年 12 月 31 日，共检索到 1 项国际标准、6 项国家标准、22 项行业标准、
20 项地方标准、5 份全国规范性文件和 23 份省级规范性文件。分析纸质档案数

字化标准的发展历程与特点，需要厘清现有各项标准的所规范的对象以及各项标
准之间的关系。《档案工作标准体系表》从档案管理性质出发，将档案工作标准
分成两类：基础标准和业务标准。结合上述两种方法和实际工作情况，将现有的
纸质档案数字化标准分为四类。

基础标准是其他标准制定的基础，应用范围较广且有普遍指导意义。基础标
准规定了数字化的原则，包括基本方法、术语、编码规则等内容。目前代表性的
基础标准有《档案著录规则》《文献档案资料数字化工作导则》（以下简称《导
则》）和国际标准《信息与文献档案数字化实施指南》（以下简称《实施指南》）。

业务标准就是数字化工作各项业务需要遵循的规则，作用是规范工作流程、
保证衔接顺利。业务标准有两类，一类是针对全流程的标准，涉及内容较广，包
括数字化工作的方方面面。最具代表性的就是《新规范》和各地的数字化规范或

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