Page 29 - 事业单位档案数字化管理与实践

第一章 纸质档案的数字化管理

却是集中的，他们在不同档案部门的系统中查找同样主题的档案时，往往需要采
取不同检索策略，加重了利用负担。档案部门通过加强相互之间的横向联系，打
破数据库异构限制，就有效减轻了利用负担。典型案例有“中国开放档案共享平

台”和各省基于政务外网设立的档案信息资源共享平台，这些平台整合了来自不
同档案馆的档案目录甚至原文数据，帮助利用者“一站式”查档。目前南京市等
地区已经实现“就地查档，跨馆出证”民生档案服务，利用者在附近社区就能查
阅档案馆所藏档案的数字化副本。

另一方面，档案部门根据档案开放规章，将纸质档案数字化的成果上传网络，
使档案资源利用从档案馆实地扩展到网络空间。目前最为普遍的就是上传馆藏档
案目录供公众查阅。据调查，以国内各省级国家档案馆为例，34 个省级档案馆
网站已经有 20 家档案馆网上提供目录检索。利用者可以提前通过网站检索所需

档案的馆藏情况，并提前申请调阅，这无疑有效提高了利用效率。此外，档案部
门也陆续公开了部分数字图像全文，一般是通过网站展厅的方式公开某个专题档
案，丰富了社会记忆。
（二）服务于纸质档案原件保护

当下国内馆藏的档案载体主要是纸张，若保存不当，纸质档案就容易老化变
形，字迹也可能褪色模糊，还可能因虫蛀、霉菌等因素造成损伤，这些一系列问
题都可能造成档案实体损伤或是导致档案记录的信息丢失，特别是一旦遭遇重大
灾害，损失将无法估量。一方面，数字化起到了保护纸质档案实体的效果。国内

从数字化工作进行之初，便要求用数字化副本代替原件使用，而后又要求在数字
化后将纸质原件封存。这样一来，就避免了频繁调卷、翻页导致的磨损，出借时
导致的原件损坏甚至丢失等问题，尽可能地延长了档案的保存年限。例如北京市
档案馆在早在 2010 年，数字化档案的复制量就超越了纸质原件的复印量，在方

便利用的同时，也保护了原件。当前国内已经有不少档案馆在数字化的基础上将
档案消毒、封存管理。
另一方面，数字化也有助于保存纸质档案所承载的信息，用于备份容灾。通
过数据备份的方法，将档案的数字化副本异地异质存储，可以降低自然和人为风

险造成的损失。在纸质档案物理状况较好时开展数字化工作，能够及时保留相对
清晰的影像；而一些物理状况较差的档案，例如出现字迹模糊、褪变，也有可能
通过扫描和图像处理恢复字迹。另外，在修复一些破损档案时，若操作不慎可能

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