Page 32 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

2. 数字化外包中的安全问题
将档案数字化工作外包可以说是当前众多档案部门的选择，但在外包中的
档案实体与信息安全隐患是不可回避的话题，也是数字化过程管理的关键难题。

2014 年的国家档案局发布的数字化外包管理规范规定了外包各个环节须遵循的
规范，但要求档案部门和外包机构都严格将其落到实处，还有一段距离。数字化
外包中各个环节都可能威胁档案安全：一是外包涉及的人员构成更为复杂，人员
专业素质参差不齐，档案专业知识与安全意识可能都较为缺乏；二是档案部门在

购买外包服务时，未充分考察外包机构的保密资质与加工质量；三是外包机构并
未充分遵守保密规范，数字化过程中存在设备不符合保密要求、随意连接网络，
还有现场管理混乱，随意放置涉密档案等问题，更容易导致信息泄露和档案丢失；
四是缺乏有效的内外部监督。内部监督既包括数字化机构自身监管，也包括发包

方的监督，发包方监督多是抽检数字化成果或是简单检查档案外观，很难对全过
程进行安全监管。外部监督指的是第三方机构参与现场监督或最终验收，例如档
案行政管理机构或监理机构。
（三）数字化加工中的质量问题

1. 目录数字化中的质量问题
建立准确、完整的目录数据库是纸质档案数字化工作的目标之一。目录数据
库能够全面反映纸质档案的基本信息，其质量直接影响到后期与全文数据库的挂
接，以及检索时的查全率与查准率。而在数字化条件下，要求用数字化副本代替

原件提供利用，特别是远程档案利用需求的增加，对档案目录数据库的准确性和
完整性的要求更高。影响目录数据库质量的主要因素是档案著录质量，具体体现
在以下两方面：
一是著录信息不规范、不完整。著录项目越丰富、完整，揭示的档案信息就

越详尽。著录工作的质量直接决定了目录数据库的质量，著录不规范可能导致目
录数据库与全文数据库挂接出现偏差，出现目录和档案全文“张冠李戴”的现象；
此外，目前档案的全文检索尚未普及，在利用档案时主要以目录数据库为基础进
行检索，若是著录错误或是缺失，那么即使完成了数字化，依然可能查不到档案

或是无法查全。数字化过程中的档案著录工作主要参照《档案著录规则》，以及
其他规定目录数据库结构的标准规范，例如部分省份关于档案目录数据库结构、
数据格式的地方标准。目前著录过程中的主要问题是著录信息不完整、不规范，

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