Page 31 - 事业单位档案数字化管理与实践

第一章 纸质档案的数字化管理

2. 数字化标准相对滞后
从标准发布与环境的关系上来看，纸质档案数字化标准具有滞后性。实际的
数字化工作面临的问题复杂多变，而相关标准却在相当长一段时间内处于静止稳

定状态。这样一来，即使标准在制定之初具有较强的预见性，执行一段时间后，
其中部分内容就会落后于技术发展和环境变化，表现出相对实际的滞后性。最为
典型的就是《新规范》，经历了十多年才再次发布，而这十多年又是国内纸质档
案数字化工作全面铺开、快速发展的阶段，新技术与新问题都层出不穷。例如《旧

规范》中建议扫描后的图像采用 TIFF 或 JPEG 格式，但在当时的实际工作中，
已有部分档案部门开始采用新的格式，例如 JPEG2000 和 DjVu。《旧规范》早
在 2012 年就计划修订，但新标准直到 2017 年才正式发布，中间经历的修订周期
较长。又例如文字识别（OCR）早在十多年前便已经应用，其间 OCR 技术随着

数字化进程加快不断更新，但直到 2019 年才发布了专门针对这一环节的行业标
准。从某种意义上说，档案数字化应该有统一标准，但统一标准的制定又需要相
对成熟的数字化实践经验作为支撑，因此，如何寻求标准制定与实践发展之间的
平衡，既要维持标准在某个时间段内相对稳定，又要及时接收实践的反馈进行更

新，是目前纸质档案数字化工作中仍需继续探究的问题。
（二）数字化面临安全隐患
1. 档案实体安全与信息安全
从纸质环境到数字环境，人们一如既往地把安全作为档案工作的落脚点，

2000 年至今，档案界对数字化中的安全问题的关注从未间断。纸质档案数字化
工作涉及两方面安全隐患：一是档案实体安全，就是要在加工过程中确保档案载
体的完整性，避免破损、纸张缺失等问题。数字化过程中若是操作不规范，或是
加工环境较差，例如拥挤、潮湿，或是验收时把关不严，都有可能对档案实体造

成损伤。二是档案信息安全，不仅要关注纸质载体上内容的保密性，还包括数字
化副本长期保存时的存储安全与内容真实完整。数字档案较纸质档案而言管理更
为便捷，更易于复制传播，但信息泄露的风险也大大增加，而且一旦泄露就可能
迅速扩散。数字化的任何一个过程都存在泄密隐患。例如在 2016 年，就曾有过

档案部门因疏忽将涉密文件遗落在数字化加工现场，导致的泄密的前车之鉴。另
外，数字化后信息与纸质载体相分离，数字图像极易被篡改失真，或受存储载体
的寿命、设备故障或是升级换代等因素影响其长期可读。

·23·