Page 33 - 事业单位档案数字化管理与实践

第一章 纸质档案的数字化管理

导致目录数据库的错误率高，具体表现有：题名著录不完整、错别字较多、主题
词不规范、著录项较少等。以数字化进展较快的北京市为例，规定了案卷目录数
据库所需的 12 个著录项和文书档案文件目录数据库所需的 16 个著录项。但北京

数字档案馆的查阅系统只有两个检索项，检索结果也仅能体现 5 个著录项。上海
市的档案查询系统中虽然提供了 25 个著录项，但有内容的只占三分之一。对于
没有目录数据库基础的数字化项目来说，由于著录的工作量大，时间紧，而加工
人员特别是外包公司员工的专业素质不高，在著录过程中若是缺乏耐心，或是对

著录标准理解不到位，就可能引发追求速度而随意著录、只著录少量必填项、著
录质量不佳等现象；在已经有目录数据库基础的情况下，若是忽视了核对与整改
环节，前期著录的错误依然存在，也会影响目录数据库的质量。
二是尚未实现多级著录。第十二届国际档案大会确认了现代档案著录的“马

德里原则”，其中之一便是“反映管理层级原则”，即档案著录要反映全宗、分
全宗、类别等多级管理层次。多级著录能够完整展现档案特征信息，揭示档案间
存在的有机联系。这样一来，用户在检索过程中不仅能检索到所需的单份文件信
息，也能发现与其相关的其他文件，能够帮助调整检索策略，有效提高查全率。

例如美国国家档案馆网站上的档案目录，详细显示了文件组合、分组合、系列、
案卷、文件 5 个层级；在检出单份文件时，也会显示其所处层级，每一层级目录
都可以通过链接访问。
现行《档案著录规则》只涉及了案卷、文件级著录，实际上无法充分、详实

地呈现档案实体的所有管理层级。从数字化工作的实践来看，大多局限在这两个
层次。部分档案部门实现了全宗、类别、案卷、文件多个层级的著录，也建立了
案卷、文件级别的目录数据库，但并未直接在检索系统中体现出来。据调查，在
提供目录检索的 20 家省级档案馆网站中，大多数只能检索到单份文件，无法获

得上一级的案卷信息。又例如第一历史档案馆，馆内的信息化管理平台有全宗到
文件的四级目录，但并未与网站同步。这样一来，检索结果无法反映全宗、类别、
（案卷）、文件之间的逻辑关系，也无法根据单份档案查找同类别或是案卷的其
他档。有学者以“树木”指代案卷和文件，以“森林”指代全宗和类别，将这种

情况描述为“只见树木，不见森林”。
2. 全文数字化中的质量问题
通过全文数字化建立档案全文数据库，是纸质档案数字化的核心内容，也是

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