Page 34 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

实现数字化副本代替原件使用的必要前提。此处仅指狭义的全文数字化加工过程，
既采用扫描、录入等方式，将纸质档案上的信息转化成数字图像、文本等计算机
可识别的格式。影响全文数字化质量的因素主要包括：工作量大、一些数字化服

务机构一味追求速度或是压缩成本；加工人员素质不一，或是培训不到位，操作
不规范；数字化服务机构与档案部门沟通不足，无法及时发现问题。全文数字化
中的质量问题大多体现在细节上，若不及时解决会拖延工作进度，降低效率；若
是项目结束后才发现，修改或重新加工都会浪费大量人力、物力。

从具体的加工流程来看，全文数字化中的质量问题主要表现为：一是在全文
数字化前，需要整理与修复纸质档案，使其符合扫描要求。具体包括检查卷内目
录、检查材料是否齐全完整、修复污损档案等内容。若是这一工作缺失，就可能
导致档案页码编制错误，缺页、漏页；扫描中遇到未处理的霉变、破损档案；扫

描时出现无关和重复文件等问题。二是在扫描过程中，因操作不规范或是设备问
题，可能会出现跳页、重复扫描、页面不完整、图像不清晰等问题。三是在图像
处理过程中，例如去污不当，将某些标点符号当作污点去除导致内容丢失；在裁
边时破坏档案原貌。四是挂接过程中，可能因著录错误、图像处理时分件错误等

原因导致目录和图像无法对应、或是一份档案的扫描件分割在多个目录中。五是
质检环节，可能因抽检机制不合理或是质检速度较慢，无法及时发现上一环节中
产生的问题就进入下一加工环节，最终积重难返。
（四）数字化中的法律问题

1. 法律效力问题
档案的真实性和原始记录性赋予档案极强的法律效力，其凭证价值是其他材
料难以替代的。随着大量纸质档案被转化成数字形式，这些数字化副本在民生、
教育、经济等各方面发挥的作用与日俱增，如何保障这些数字档案凭证的法律效

力，已经不仅是档案部门所面对的难题，也是信息化社会亟待解决的问题。在如
上文所说，纸质档案被数字化成图像形式后，就具备了电子文件的不稳定性，在
输入、传播和利用过程中易受外界干扰，导致档案内容的真实性和完整性无法保
证，而且在“白纸黑字”观念的长期影响下，其法律效力无法保证。利用者在使

用纸质档案的数字化副本时，需要档案馆在纸质打印件上加盖公章，才能保证其
具备与原件同等的凭证价值。目前档案学领域主要从全程管理和前端控制的角度
对此提出建议，例如在数字化前通过书面授权，为数字化副本来源的可靠性提供

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