Page 37 - 事业单位档案数字化管理与实践

第一章 纸质档案的数字化管理

第四节 纸质档案数字化工作的路径

纸质档案数字化不仅为数字档案馆运行和功能发挥提供信息资源支持，更是
档案部门管理模式转型、深化档案资源开发的必要前提。这项工作进行至今已取
得了相当成效，但对于更多还未完成数字化的档案部门来说，完成“存量数字化”
依然任重道远。数目巨大的存量档案、加工过程中的安全隐患、部分数字化标准
的缺失、数字化副本的法律效力等问题，都对这一工程的进展和质量产生影响。

因此，为继续实施“存量数字化”战略，提高数字化工作效率，而且使数字化成
果能充分发挥其应有价值，还有很长一段路要走。

一、完善纸质档案数字化的政策标准体系

（一）完善政策标准体系
社会环境的快速发展对档案信息化乃至档案数字化相关的政策体系都带来了
一定的冲击，这种冲击的积极一面在于，新问题的不断出现使其中不足及时暴露
出来，凸显了完善这一政策体系的迫切性。另一方面，为了保证数字档案的长期

存取和有效利用，要求数字化工作必须遵照科学的方式方法和特定的程序。可以
看出近年来档案部门为此也付出了巨大努力，2017 年国家档案局共发布了 34 项
档案行业标准，其中就有 12 项和档案数字化有关。除了纸质档案数字化，还有

录音录像类档案的数字化规范，这些标准的修订和发布适应了新的技术环境，例
如《新规范》还增加了管理方面的内容，对提高档案数字化成果的质量起到了积
极作用。但总体来看，现有的标准依然偏向技术和业务流程，还有一部分标准尚
待补充，以覆盖整个数字化工作的方方面面。包括数字化的验收标准、数字化副
本的移交接收标准、数字化项目评估标准等。

就档案行政管理部门而言，一方面，要及时修订与更新标准。特别是短期内
出现新技术时，一般的标准修订周期可能会导致标准无法赶上实践步伐。此时就
可以按照国家标准中关于“快速程序”的规定，评估待修订的数字化标准，缩短

修订周期。此外，还可以对标准实行动态维护，及时将实践中发现的新问题反馈
到标准修订中。另一方面，由于档案数字化工作涉及不同行业、不同部门，档案
部门可以鼓励多方参与到标准修订中来，积极吸纳相关建议，确保标准的普适性。
对于数字化工作的其他主体来说，也需要积极参与，及时发现现行标准中与实践

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